Wie prüfen Sie die Referenzen eines Bewerbers, und was dürfen Sie fragen?

Bewerberinnen und Bewerber gelten nach § 26 Absatz 8 BDSG als Beschäftigte. Ihre Daten dürfen Sie nach Absatz 1 verarbeiten, wenn das für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfDI) macht daraus eine einfache Regel: Es dürfen nur solche Fragen gestellt werden, die für den jeweiligen konkreten Arbeitsplatz von Bedeutung sind. Vier Schritte halten Sie innerhalb dieser Grenze und den Bewerber an Bord.

Schritt 1: Sagen Sie vorher, was Sie tun. Der Bewerber erfährt, dass Sie Referenzen einholen, bei wem und wozu, bevor Sie zum Hörer greifen. Der Anruf beim aktuellen Arbeitgeber ohne Wissen des Bewerbers ist das klassische Gegenbeispiel: Wer sich aus ungekündigter Stellung bewirbt, kann dadurch seinen Job verlieren, und erforderlich für Ihre Entscheidung ist dieser Anruf fast nie.

Schritt 2: Lassen Sie den Bewerber die Referenzgeber benennen. Zwei Personen, die die Arbeit aus der Nähe gesehen haben, etwa eine frühere Vorgesetzte und ein Kollege. In Deutschland liegt meist schon ein Arbeitszeugnis vor: Nach § 109 GewO hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, mindestens mit Art und Dauer der Tätigkeit, auf Verlangen auch mit Leistung und Verhalten. Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine versteckten Aussagen enthalten. Das Zeugnis ist also der Ausgangspunkt, das Referenzgespräch die Ergänzung.

Schritt 3: Fragen Sie nur nach der Arbeit. Welche Aufgaben, wie lange, in welchem Team, wie lief die Zusammenarbeit? Das sind Fragen mit Bezug zur Stelle. Gesundheit, Krankheitstage, Familienplanung oder Religion gehören nicht dazu. Was Sie den Bewerber selbst nicht fragen dürfen, dürfen Sie auch nicht über den Umweg des früheren Arbeitgebers erfragen.

Schritt 4: Sagen Sie dem Bewerber, was Sie gehört haben. Der Bewerber hat ein Auskunftsrecht über die Daten, die Sie über ihn verarbeiten, und er sollte Gelegenheit bekommen, eine schwache Referenz einzuordnen. Nach unserer Erfahrung steckt hinter einer enttäuschenden Referenz öfter eine falsche Passung als ein Problem mit der Person; mehr dazu unter falsche Bewerber.

Das sogenannte Fragerecht des Arbeitgebers haben die Arbeitsgerichte über Jahrzehnte ausgeformt; der BfDI fasst es so zusammen, dass Sie ein berechtigtes, billigenswertes und schutzwürdiges Interesse an der Antwort haben müssen. Fragen nach der Gesundheit beschränken sich nach dem BfDI auf wesentliche Beeinträchtigungen der Leistungsfähigkeit. Die Frage nach einer Schwangerschaft ist grundsätzlich unzulässig, und zwar nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, nicht nur nach dem Datenschutzrecht. Die Frage nach einer Behinderung ist nur zulässig, wenn die konkrete Tätigkeit durch die Behinderung unmöglich wäre. § 1 AGG nennt die geschützten Merkmale: ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexuelle Identität.

Nach Vorstrafen fragen Sie nur, soweit sie für die Stelle von Bedeutung sind: Vermögensdelikte bei einer Kassiererin, nicht bei einem Lagermitarbeiter. Für alles andere ist das Führungszeugnis der sauberere Weg, denn dort entscheidet nicht Ihr Bauchgefühl, sondern das Register, was überhaupt sichtbar wird.

Und bewahren Sie Bewerberdaten nicht zu lange auf. Der BfDI hält nach einer Absage eine Frist von maximal sechs Monaten für zulässig; danach gehören die Unterlagen zurück an den Bewerber oder vernichtet, es sei denn, der Bewerber möchte ausdrücklich im Talentpool bleiben.

Ein Führungszeugnis ist nach § 30 BZRG ein Zeugnis über den Inhalt des Bundeszentralregisters, das jede Person ab 14 Jahren auf Antrag erhält. Der Antrag wird persönlich bei der Meldebehörde gestellt oder online über das Portal des Bundesamts für Justiz. Die Gebühr beträgt 13 Euro. Wichtig für Sie als Arbeitgeber: Beantragen kann es nur die betroffene Person selbst; eine Beantragung durch Bevollmächtigte ist laut Bundesamt für Justiz nicht möglich. Sie können ein Führungszeugnis also verlangen, aber nicht besorgen. Eine feste Bearbeitungsdauer nennt das Bundesamt nicht und weist auf zeitweise längere Bearbeitungszeiten hin. Planen Sie die Wartezeit deshalb ein, sonst hängt der Bewerber wochenlang zwischen Zusage und erstem Arbeitstag, und genau dann springen Kandidaten ab.

Es gibt zwei Wege. Das Privatführungszeugnis geht an den Bewerber, der es Ihnen vorlegt. Wird das Zeugnis zur Vorlage bei einer Behörde beantragt, geht es nach § 30 Absatz 5 BZRG direkt an diese Behörde; das betrifft Sie als privaten Arbeitgeber in der Regel nicht. Für Tätigkeiten mit Minderjährigen, also Beaufsichtigung, Betreuung, Erziehung oder Ausbildung, gibt es nach § 30a BZRG das erweiterte Führungszeugnis. Dafür braucht der Bewerber eine schriftliche Aufforderung von Ihnen, in der Sie bestätigen, dass die Voraussetzungen vorliegen.

Für die meisten Büro- und Fachstellen ist ein Führungszeugnis nicht erforderlich, und dann fehlt die Grundlage nach § 26 BDSG, es zu verlangen. Ob Sie eine Kopie zur Akte nehmen dürfen oder ob die Einsichtnahme genügt, richtet sich nach der Vorschrift, die das Zeugnis für Ihre Branche vorschreibt; prüfen Sie das dort nach.

Darf ich beim früheren Arbeitgeber anrufen, ohne den Bewerber zu fragen?

Davon raten wir ab, und der Datenschutz gibt dafür den Rahmen: Nach § 26 BDSG muss die Verarbeitung für Ihre Entscheidung erforderlich sein, und der Bewerber hat ein Recht zu wissen, welche Daten Sie woher bekommen. Nennt der Bewerber selbst zwei Referenzgeber, haben Sie beides erledigt. Beim aktuellen Arbeitgeber gilt das erst recht; ein Anruf dort kann den Bewerber den Job kosten.

Darf ein früherer Arbeitgeber eine negative Referenz geben?

Das Arbeitszeugnis muss nach § 109 GewO klar und verständlich sein und darf keine versteckten Aussagen enthalten; die Rechtsprechung verlangt zudem, dass es wahr und wohlwollend ist. Diese Spannung prägt auch die mündliche Referenz. Üblich ist, bei belegbaren Fakten zu bleiben: Aufgaben, Zeitraum, Zusammenarbeit. Wer angerufen wird, darf auch ablehnen und lediglich bestätigen, dass die Person dort gearbeitet hat. Im Zweifel fragen Sie einen Fachanwalt für Arbeitsrecht; dieser Artikel beschreibt, was üblich ist, und ist keine Rechtsberatung.

Was ist ein Pre-Employment-Screening, und brauche ich das?

Der Sammelbegriff für alles, was Sie kurz vor der Einstellung prüfen: Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen und, wo nötig, das Führungszeugnis. Für die meisten Stellen reicht die Referenzprüfung aus diesem Artikel. Eine tiefere Prüfung ist nur gerechtfertigt, wenn die Stelle es verlangt, und auch dann gilt § 26 BDSG: nur, was erforderlich ist, mit Wissen des Bewerbers, und mit der Möglichkeit, das Ergebnis einzuordnen.

Wer bezahlt das Führungszeugnis?

Der Bewerber, bei der Antragstellung, 13 Euro laut Bundesamt für Justiz. In bestimmten Fällen, etwa bei ehrenamtlicher Tätigkeit, ist eine Gebührenbefreiung möglich. Viele Arbeitgeber erstatten den Betrag mit dem ersten Gehalt; das können Sie einfach in die Zusage schreiben. Pflicht ist es nicht, aber es ist eine kleine Geste in einem Moment, in dem der Bewerber noch schwanken kann.

Bei SocialFind übernehmen wir in einer Kampagne die Vorauswahl und die ersten Gespräche; was danach kommt, Referenzen und Führungszeugnis kurz vor der Zusage, bleibt bei Ihnen als Arbeitgeber. Wie wir den ersten Teil angehen, steht unter Screening und Kandidatenbetreuung und beim Aufbau eines Bewerbungsfunnels. Wenn Sie solche Artikel per Mail lesen möchten, abonnieren Sie unseren Newsletter.