Wie bauen Sie einen Talentpool auf, den Sie auch wirklich nutzen?

Weil zwar etwas gespeichert wird, aber nicht das Eine, das Sie später brauchen.

Was üblicherweise existiert, ist ein Ordner mit Lebensläufen oder ein Filter im Bewerbersystem mit einem Etikett wie "interessant". Ein halbes Jahr später wird eine Stelle frei, jemand öffnet diesen Ordner, sieht dreißig Namen ohne Zusammenhang und schließt ihn wieder. Danach wird eine neue Kampagne gestartet. Der Ordner wächst, die Stelle wird anders besetzt, und niemand nennt das gescheitert, weil niemand es misst.

Das Problem ist nicht, dass zu wenig gespeichert wird. Das Problem ist, dass der Grund fehlt. Ein Lebenslauf sagt Ihnen, was jemand gemacht hat, aber nicht, warum es damals nicht gereicht hat: zu wenig Erfahrung mit einem bestimmten System, eine Gehaltsvorstellung, die nicht passte, ein Gegenangebot des aktuellen Arbeitgebers, oder schlicht eine stärkere Nummer eins. Das sind vier sehr unterschiedliche Situationen, und drei davon haben sich nach einem halben Jahr verändert.

Auf unserer Seite des Funnels entsteht bei jeder Kampagne dieselbe Gruppe: Menschen, die gut genug waren für ein Gespräch, und die Zweite wurden. Für den Arbeitgeber ist das Verfahren damit abgeschlossen. Tatsächlich ist es eine Gruppe, die Sie bereits kennt und die Sie bereits kennen, und die sich schon einmal Zeit für Sie genommen hat. Wer diese Gruppe verdampfen lässt, fängt bei der nächsten Stelle wieder bei zu wenig Bewerbern an.

Drei Dinge. Nicht mehr, denn alles, was länger als eine Minute dauert, wird in der Praxis nicht ausgefüllt.

Warum es diesmal nicht gereicht hat. In einem Satz, in normaler Sprache, geschrieben von der Person, die das Gespräch geführt hat. "Konnte die Anlage nicht selbstständig einrichten." "Wollte 4.500, wir lagen bei 4.100." "Hat ein Gegenangebot bekommen." Das ist der Satz, nach dem Sie später filtern, und zugleich der Satz, mit dem Sie das Gespräch wieder eröffnen, ohne dass es nach Serienbrief klingt.

Was jemand nachweislich kann. Keine Stellenbezeichnung, sondern die Tätigkeit: welche Systeme, welche Maschinen, welche Zertifikate, wie viele Mitarbeitende geführt. Titel unterscheiden sich von Haus zu Haus und sind in einem Jahr als Filter unbrauchbar; Aufgaben nicht. Das ist derselbe Block, den Sie im Anforderungsprofil verwenden, Sie haben ihn also bereits aufgeschrieben.

Der Monat, in dem Sie sich wieder melden. Ein Datum, nicht "irgendwann". Nach einem Gegenangebot halten wir sechs bis neun Monate an. Bei einer Gehaltslücke ist es der Moment, in dem sich Ihre eigene Spanne ändert. Bei zu wenig Erfahrung ist es der Zeitpunkt, zu dem jemand diese Erfahrung sammeln konnte. Ohne Datum passiert es nicht, denn es gibt keinen Tag, an dem jemand denkt: Ich öffne mal diesen Ordner.

Was Sie nicht festhalten, ist ebenso wichtig. Keine losen Eindrücke über die Persönlichkeit, keine Notizen, die Sie nicht vorlesen würden, wenn die Person danebensitzt. Wie Sie Daten aus einem laufenden Verfahren aufbewahren, hängt daran, wie Sie Screening und Kandidatenbetreuung aufgesetzt haben: Fragen Sie um Erlaubnis, sich später zu melden, und setzen Sie eine Frist dazu.

Mit einem Anlass, nicht mit einem Rhythmus.

Die Versuchung ist ein Newsletter: jedes Quartal ein Update an alle im Bestand. Das ist günstig und funktioniert selten, denn es ist eine Nachricht an niemanden im Besonderen. Wer abgesagt bekommen hat und danach allgemeine Post erhält, liest daraus vor allem, dass er zu einer Zeile in einer Datenbank geworden ist.

Was funktioniert, ist eine Nachricht in dem Monat, den Sie notiert haben, von der Person, die das Gespräch geführt hat, mit dem Grund darin. "Sie sagten damals, Sie kennen das Planungssystem nicht. Wir haben jetzt eine Stelle, in der Sie es lernen." Das ist kein Mailing, das ist die Fortsetzung eines Gesprächs, an das sich beide Seiten erinnern.

Wer das macht, macht es selbst. Das ist keine Aufgabe für eine Automatisierung und auch keine für eine Aushilfe: Der Wert liegt darin, dass der Absender das Gespräch geführt hat. Bei einem größeren Bestand heißt das, dass Sie nicht alle pflegen, sondern nur die Menschen, bei denen Sie im Moment der Absage dachten: schade. Das sind pro Verfahren eine Handvoll.

Was die Menschen im Bestand zwischenzeitlich von Ihnen sehen, entscheidet darüber, ob diese eine Nachricht wirkt. Wer nach seiner Absage nichts mehr von Ihnen hört außer einer Stellenanzeige, liest diese Anzeige als Werbung. Deshalb läuft ein Pool, den Sie später nutzen, über Ihr Employer Branding und nicht daneben. Wollen Sie Menschen erreichen, die sich nie beworben haben, geht es um passive Talente und damit um ein anderes Handwerk: Das ist Active Sourcing, und es beginnt nicht mit einem Bestand, sondern mit einer Suche.

Wie groß muss ein Talentpool sein?

Kleiner, als Sie denken. Fünfzehn bis dreißig Personen pro Berufsfamilie reichen, um bei einer neuen Stelle etwas zu haben, und sind klein genug für die Pflege. Ein Bestand von dreihundert Namen ohne Grund dahinter ist weniger wert als zwanzig Namen mit einem Satz und einem Datum, denn bei dreihundert greift niemand zum Hörer und bei zwanzig schon.

Funktioniert das auch bei schwer zu besetzenden Stellen?

Dort wirkt es am stärksten, aus einem unbequemen Grund: Bei knappen Profilen sprechen Sie pro Jahr nur mit wenigen geeigneten Menschen, jedes Mal von vorn anzufangen ist also teuer. Gleichzeitig ist die Gruppe, die Sie aufbauen, klein, Sie müssen also mit wenigen Namen auskommen. Erwarten Sie nicht, dass es in den ersten Monaten schon etwas bringt, und nutzen Sie es neben Ihrer normalen Personalsuche, nicht an deren Stelle.

Wer pflegt das, die Personalabteilung oder die Führungskraft?

Wer das Gespräch geführt hat, schreibt den Satz und das Datum auf; die Personalabteilung achtet darauf, dass es geschieht und dass nichts hineingerät, was nicht hineingehört. Geben Sie die Aufgabe an jemanden, der nicht dabei war, bekommen Sie eine Zusammenfassung des Lebenslaufs statt eines Grundes, und genau dieses Feld macht den Pool brauchbar.

Was machen Sie mit Menschen, die selbst abgesagt haben?

Die gehören besonders hinein, mit ihrem Grund. Wer wegen der Anfahrt, der Schicht oder des Angebots abgesprungen ist, hat Ihnen in diesem Moment etwas über Ihr eigenes Angebot gesagt. Ändern Sie diese Bedingung später, haben Sie sofort eine Liste von Menschen, denen Sie mitteilen können, dass sie sich geändert hat. Das ist der einzige Moment, in dem eine erneute Nachricht wirklich Neuigkeiten enthält.

Bei SocialFind halten wir bei jeder Absage den Grund fest, weil uns in der nächsten Kampagne für denselben Kunden oft dieselben Menschen wieder begegnen. Wenn Sie solche Artikel per Mail lesen möchten, abonnieren Sie unseren Newsletter.