Was sagt Ihnen ein Offboarding-Gespräch über Ihr Recruiting?

Die meisten Offboarding-Gespräche beginnen mit der Frage, warum jemand geht. Das ist die schlechteste Frage des ganzen Gesprächs, und sie steht ganz vorne.

Sie ist deshalb schlecht, weil sie um eine Zusammenfassung bittet. Menschen fassen ihren Wechsel höflich zusammen, und das Ergebnis klingt in fast jedem Unternehmen gleich: neue Herausforderung, kürzerer Arbeitsweg, mehr Gehalt, andere Lebensphase. Alles davon kann stimmen und keines davon ist eine Beobachtung. Es ist ein Urteil, formuliert von jemandem, der weiß, dass er Sie als Referenz noch brauchen könnte. Wer diese Frage stellt, bekommt einen Grund und verliert die Geschichte.

Drei andere Fragen bringen deutlich mehr, weil sie nach Zeitpunkten und Beobachtungen fragen statt nach Bewertungen.

Wann haben Sie zum ersten Mal daran gedacht zu gehen, und was war zu diesem Zeitpunkt los? Diese Frage bringt ein Datum und eine Situation. Sehr oft liegt der Zeitpunkt viel früher als die Kündigung, manchmal in den ersten Wochen, und die Situation ist etwas sehr Konkretes: eine Aufgabe, die nie kam, ein Team, das anders arbeitete als beschrieben, eine Zusage, die niemand mehr erwähnte.

Was haben Sie vor Ihrem ersten Arbeitstag erwartet, das dann anders war? Das ist die eigentliche Recruiting-Frage. Die Antwort beschreibt den Abstand zwischen dem, was Sie in Anzeige und Gespräch versprochen haben, und dem, was die Person vorgefunden hat. Wichtig ist die Formulierung: Sie fragen nicht, ob Sie zu viel versprochen haben, sondern was anders war. Damit nehmen Sie die Schuldfrage aus dem Raum und bekommen eine Beschreibung.

Wem würden Sie diese Stelle empfehlen, und wem ausdrücklich nicht? Damit erhalten Sie eine Zielgruppenbeschreibung von jemandem, der die Arbeit tatsächlich gemacht hat. Diese Antwort ist häufig präziser als jedes Anforderungsprofil, weil sie aus der Praxis kommt und nicht aus einer Stellenbeschreibung, die seit Jahren weitergereicht wird.

Hier trennt sich das Personalgespräch vom Recruiting. In den meisten Unternehmen landen Offboarding-Notizen in der Personalakte und werden nie wieder gelesen. Dabei sind sie kostenloses Material für genau den Text, mit dem Sie die nächste Person suchen.

Legen Sie die Antwort auf die zweite Frage neben Ihre Stellenanzeige. Nicht im übertragenen Sinn, sondern wirklich nebeneinander. Wenn jemand sagt, er habe mehr eigene Projekte erwartet, dann suchen Sie in der Anzeige die Stelle, an der das steht, und meistens finden Sie sie. Es ist selten eine Lüge. Es ist eine Formulierung, die im Büro eine bestimmte Bedeutung hat und beim Lesen eine andere. Genau daran können Sie etwas ändern, und zwar sofort und ohne Budget. Wie ein solcher Text aufgebaut ist, steht unter Recruiting-Content.

Der zweite Schritt ist das Sammeln. Ein Gespräch ist eine Anekdote; ein Muster haben Sie erst, wenn dieselbe nicht eingelöste Erwartung bei mehreren Abgängen wiederkehrt. Führen Sie eine einfache Liste mit drei Spalten: wann der Gedanke ans Gehen entstand, welche Erwartung nicht eingelöst wurde, für wen die Stelle laut dieser Person geeignet ist. Nach einigen Abgängen sehen Sie Wiederholungen, und Wiederholungen sind das, worauf Sie reagieren können.

Wiederholt sich derselbe unerfüllte Punkt, dann haben Sie kein Textproblem mehr, sondern eine Frage an Ihr Arbeitgeberversprechen. Entweder Sie ändern die Arbeit, oder Sie ändern das Versprechen. Beides ist eine legitime Entscheidung, aber Sie müssen sie treffen, sonst wiederholt sich der Abgang mit der nächsten Person. Wie ein belastbares Versprechen entsteht, beschreiben wir unter Employer Branding.

Und schließlich der Punkt, der am häufigsten übersehen wird: Wenn jemand sagt, der Gedanke ans Gehen sei in den ersten Wochen entstanden, dann liegt die Ursache nicht im Offboarding, sondern in der Einarbeitung und in der Zeit unmittelbar davor, also in der Erwartung, die im Verfahren geweckt wurde. Das Offboarding-Gespräch ist dann kein Schlusspunkt, sondern ein Rückblick auf Ihre eigene Suche, und genau dafür führen Sie es.

Der übliche Zeitpunkt ist der letzte Arbeitstag, und der ist zu spät. An diesem Tag ist die Person innerlich längst woanders, die Übergabe drückt, und alle wollen freundlich auseinandergehen. Führen Sie das Gespräch lieber ein bis zwei Wochen nach der Kündigung, wenn die Entscheidung steht, aber der Alltag noch frisch ist.

Wer es führt, entscheidet über den Inhalt. Führt die direkte Führungskraft das Gespräch, bekommen Sie eine höfliche Version, weil die Person genau dieser Führungskraft nichts Unangenehmes sagen möchte. Führt jemand aus dem Personalbereich oder eine neutrale dritte Person das Gespräch, wird es offener. Sagen Sie vorher, was mit den Antworten passiert und was nicht weitergegeben wird.

Ein letzter praktischer Hinweis: Machen Sie daraus kein Formular mit Skalen von eins bis fünf. Sie suchen Sätze, keine Punktwerte. Ein einziger präziser Satz über eine nicht eingelöste Erwartung ist mehr wert als zwanzig Bewertungsfragen, weil Sie diesen Satz direkt gegen Ihre Anzeige halten können. Wie wir Gespräche mit Kandidaten strukturiert festhalten, steht unter Screening und Kandidatenbetreuung.

Lohnt sich ein Offboarding-Gespräch überhaupt, wenn die Person ohnehin geht?

Für diese Person nicht mehr, für die nächste sehr. Wer geht, ist der einzige Mensch, der Ihre Stellenanzeige, Ihr Bewerbungsverfahren, Ihre Einarbeitung und den tatsächlichen Arbeitsalltag komplett erlebt hat und dabei deutlich weniger zu verlieren hat. Diese Kombination bekommen Sie sonst nirgends, und sie kostet Sie eine halbe Stunde.

Bekomme ich in so einem Gespräch überhaupt ehrliche Antworten?

Ehrlicher als in jedem Bewerbungsgespräch, wenn Sie nach Beobachtungen statt nach Urteilen fragen. Fragen Sie nicht, ob etwas gut war, sondern was anders war als erwartet. Und lassen Sie das Gespräch nicht von der direkten Führungskraft führen. Wer noch eine Referenz braucht, formuliert vorsichtig, und das ist völlig verständlich.

Was mache ich, wenn mehrere Personen dasselbe sagen?

Dann ist es kein Einzelfall mehr, sondern ein Muster, und Sie haben zwei Möglichkeiten: die Arbeit ändern oder das Versprechen ändern. Beides ist besser als weitermachen wie bisher. Wenn dieselben Menschen auch schon im Bewerbungsverfahren abspringen, lohnt ein Blick auf Kandidaten, die abspringen.

Soll ich das Gespräch schriftlich oder mündlich führen?

Mündlich, und mit Notizen im Anschluss. Ein Fragebogen liefert Ihnen Kreuze, ein Gespräch liefert Formulierungen, und die Formulierungen sind der Teil, den Sie in Ihrer nächsten Anzeige tatsächlich verwenden können. Halten Sie die Antworten wörtlich fest, nicht zusammengefasst, sonst geht genau das verloren, weswegen Sie das Gespräch geführt haben.

SocialFind ist eine Recruiting-Agentur aus Tilburg, die Arbeitgeber bei offenen Stellen unterstützt; wir lesen solche Sätze aus Offboarding-Gesprächen gerne als Material für die nächste Suche. Wenn Sie solche Artikel per Mail lesen möchten, abonnieren Sie unseren Newsletter.