Hoe check je de referenties van een kandidaat, en wat mag je vragen?

De Autoriteit Persoonsgegevens noemt het bellen van opgegeven referenties een vorm van screening, en aan screening zitten voorwaarden. Wie ze in vier stappen naloopt, blijft binnen de lijn van de toezichthouder en houdt de kandidaat aan boord.

Stap 1: zeg vooraf wat je gaat doen. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag je een sollicitant niet screenen zonder dat te vertellen. Je laat vooraf weten dat er een referentiecheck komt, waarom die nodig is, welke gegevens je nagaat en waarom die voor deze functie relevant zijn. Zet dat dus in je uitnodiging voor het laatste gesprek, niet in een voetnoot van het aanbod.

Stap 2: laat de kandidaat de referenten kiezen. Vraag om twee mensen die het werk van dichtbij hebben gezien, bijvoorbeeld een leidinggevende en een collega uit de vorige baan. Bel niet zelf de huidige werkgever als de kandidaat daar nog werkt en dat niet wil; dat vraagt volgens de toezichthouder een goede reden.

Stap 3: vraag alleen naar het werk. Wat deed iemand precies, hoe lang, in welk team, en hoe ging het samenwerken? Dat zijn vragen die met de functie te maken hebben. Vragen naar gezondheid, ziekteverzuim of geloof horen daar niet bij; de Autoriteit Persoonsgegevens rekent die tot de gegevens die je tijdens een sollicitatie niet mag verwerken. Een referent die er zelf over begint, onderbreek je vriendelijk.

Stap 4: vertel de kandidaat wat je hebt gehoord. Na de screening moet je de sollicitant informeren over de uitkomst, zegt de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat voelt ongemakkelijk als de referentie tegenviel, maar het is ook het moment waarop een kandidaat kan uitleggen wat er speelde. Een tegenvallende referentie gaat in onze ervaring vaker over een mismatch dan over de persoon; zie ook verkeerde sollicitanten.

Nog een punt dat vaak misgaat: toestemming. De Autoriteit Persoonsgegevens zegt dat toestemming van een sollicitant niet rechtsgeldig is, omdat iemand die een baan wil geen vrije keuze heeft. Wat telt is of de check noodzakelijk is voor de functie en of je het vooraf hebt gezegd, niet of er een vinkje staat.

De lijst van de Autoriteit Persoonsgegevens is kort en helder. Tijdens de sollicitatie verwerk je meestal geen bijzondere persoonsgegevens (gezondheid, afkomst, religie), geen strafrechtelijke gegevens, geen burgerservicenummer en geen kopie van het identiteitsbewijs. Het origineel bekijken mag wel; een kopie bewaren pas als iemand in dienst treedt.

Naar het strafrechtelijk verleden mag je volgens de toezichthouder niet vragen, tenzij het om een functie gaat waarbij je dat moet weten. En zelfs dan, schrijft de Autoriteit Persoonsgegevens, is het meestal genoeg als de sollicitant een VOG kan overleggen. De VOG is dus de nette weg: je hoeft niet zelf te weten wat er is gebeurd, je hoeft alleen te weten dat het geen bezwaar oplevert voor deze functie.

Bewaar de gegevens ten slotte niet te lang. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt vier weken na afloop van de procedure gebruikelijk voor afgewezen kandidaten, en maximaal een jaar als de kandidaat zelf toestemming geeft om in portefeuille te blijven.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag is volgens artikel 28 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens een verklaring van de minister dat uit onderzoek naar het gedrag van de aanvrager, gelet op het risico voor de samenleving in verband met het doel van de aanvraag, geen bezwaren zijn gebleken. Justis weigert de VOG volgens artikel 35 als er een strafbaar feit staat geregistreerd dat, bij herhaling, in de weg zou staan aan het doel waarvoor de verklaring wordt gevraagd. Een oude veroordeling die niets met de functie te maken heeft, hoeft dus geen probleem te zijn.

De werkgever zet altijd de eerste stap, schrijft Justis: een sollicitant kan alleen een VOG aanvragen als een werkgever of organisatie erom heeft gevraagd. Je zet de aanvraag digitaal klaar via MijnJustis met eHerkenning en kiest een screeningsprofiel; de kandidaat rondt de aanvraag af en betaalt 33,85 euro, of 41,35 euro via de gemeente op papier. De beoordeling duurt volgens Justis meestal een tot vier weken en soms tot acht. Reken die tijd in je planning mee, anders zit de kandidaat weken tussen aanbod en eerste werkdag, en dat is een klassiek moment waarop kandidaten afhaken.

Voor sommige beroepen is een VOG wettelijk verplicht, bijvoorbeeld in de kinderopvang, schrijft Justis. Als voorbeelden van functies om op betrouwbaarheid te screenen noemt Justis werk met kwetsbare groepen zoals kinderen, ouderen en zieken, en functies met geld, gevoelige informatie of vitale infrastructuur. Voor andere functies kun je een VOG vragen als je kunt uitleggen waarom hij bij het werk past. Controleer een binnengekomen VOG op juistheid en echtheid; Justis vraagt dat uitdrukkelijk van werkgevers. Of je een kopie mag bewaren, kijk je na in de wet die de VOG voor jouw sector voorschrijft.

Mag ik referenties opvragen zonder toestemming van de kandidaat?

Toestemming is niet het criterium, informeren wel. De Autoriteit Persoonsgegevens zegt dat een sollicitant geen rechtsgeldige toestemming kan geven omdat hij van jou afhankelijk is. Wat je wel moet doen: vooraf vertellen dat je referenties belt, waarom, en wat je vraagt. Bel alleen de mensen die de kandidaat heeft opgegeven, en beperk je tot het werk.

Mag je een negatieve referentie geven over een oud-medewerker?

Beperk dat tot feiten die je kunt onderbouwen: functie, periode, taken, en hoe het samenwerken ging. Meningen over karakter of gezondheid horen er niet in. Wie gebeld wordt, mag ook weigeren en volstaan met de bevestiging dat iemand er heeft gewerkt. Twijfel je, laat het dan aan een arbeidsrechtadviseur; dit artikel legt uit wat gebruikelijk is, geen juridisch advies.

Wat is pre-employment screening, en heb ik dat nodig?

Pre-employment screening is de verzamelnaam voor alles wat je vlak voor de aanstelling nakijkt: cv, diploma's, referenties en waar nodig een VOG. Voor de meeste functies volstaat de referentiecheck uit dit artikel. Een uitgebreider onderzoek is alleen te rechtvaardigen als de functie het vraagt, en ook dan gelden dezelfde regels: vooraf melden, alleen wat relevant is, achteraf de uitkomst delen.

Wie betaalt de VOG?

De kandidaat betaalt bij de aanvraag, 33,85 euro digitaal of 41,35 euro via de gemeente volgens Justis. Veel werkgevers vergoeden dat bedrag bij indiensttreding, en dat mag je gewoon in het aanbod zetten. Verplicht is het niet; wel is het een klein gebaar op een moment waarop de kandidaat nog kan twijfelen.

Bij SocialFind doen we de voorselectie en de eerste gesprekken in een campagne, en wat daarna komt, referenties en een VOG vlak voor het aanbod, blijft bij jou als werkgever; hoe wij dat eerste deel aanpakken staat op screening en kandidaatopvolging en in de opbouw van een sollicitatiefunnel. Wil je zulke artikelen in je mail, schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.