Hoe bouw je een talentpool die je ook echt gebruikt?

Omdat er wel iets wordt bewaard, maar niet het enige wat je later nodig hebt.

Wat er meestal ligt is een map met cv's, of een filter in het sollicitatiesysteem met een label als "interessant". Als er een half jaar later een vacature opengaat, opent iemand die map, ziet dertig namen zonder context, en sluit hem weer. Daarna wordt er een nieuwe campagne gestart. De map groeit, de vacature wordt buiten om gevuld, en niemand noemt dat mislukt omdat niemand het meet.

Het probleem is niet dat er te weinig bewaard wordt. Het probleem is dat de reden ontbreekt. Een cv vertelt je wat iemand gedaan heeft, maar niet waarom hij het toen niet werd: te weinig ervaring met een systeem, een salariswens die niet paste, een tegenbod van de huidige werkgever, of gewoon een sterkere nummer een. Dat zijn vier heel verschillende situaties, en drie ervan zijn over een half jaar veranderd.

Aan onze kant zien we bij elke campagne dezelfde groep ontstaan: mensen die goed genoeg waren om mee te praten en die tweede werden. Voor de werkgever is de procedure dan afgerond. Feitelijk is het een groep mensen die je al kent, die jou al kent, en die een keer eerder tijd voor je vrijmaakte. Wie die groep laat verdampen, begint bij de volgende vacature weer bij te weinig sollicitanten.

Drie dingen. Niet meer, want alles wat langer duurt dan een minuut wordt in de praktijk niet ingevuld.

Waarom het nu niet werd. In één zin, in gewone taal, geschreven door degene die het gesprek voerde. "Kon de machine niet zelfstandig instellen." "Wilde 4.500, wij zaten op 4.100." "Kreeg een tegenbod." Dat is de zin waar je later op filtert, en het is meteen de zin waarmee je het gesprek heropent zonder dat het als een standaardmail klinkt.

Wat iemand aantoonbaar kan. Geen functietitel maar de handeling: welke systemen, welke machines, welke certificaten, hoeveel mensen aangestuurd. Titels verschillen per bedrijf en zijn over een jaar onbruikbaar als filter; taken niet. Dit is hetzelfde blok dat je in je functieprofiel gebruikt, dus je hebt het al opgeschreven.

De maand waarin je terugkomt. Eén datum, niet "ooit". Bij een tegenbod houden wij zes tot negen maanden aan. Bij een salarisverschil is het het moment waarop jouw schaal verandert. Bij te weinig ervaring is het na de periode waarin iemand die ervaring kon opdoen. Zonder datum gebeurt het niet, want er is nooit een dag waarop iemand denkt: laat ik de map eens openen.

Wat je niet vastlegt is minstens zo belangrijk. Geen losse indrukken over iemands persoonlijkheid, geen aantekeningen die je niet zou voorlezen als de persoon meekijkt. Hoe je de gegevens uit een lopende procedure bewaart, hangt samen met hoe je de screening en opvolging hebt ingericht: vraag toestemming om iemand later te benaderen en zet er een termijn bij.

Met een aanleiding, niet met een ritme.

De verleiding is een nieuwsbrief: elk kwartaal een update naar iedereen in het bestand. Dat is goedkoop en het werkt zelden, want het is een bericht aan niemand in het bijzonder. Wie eerder afgewezen is en daarna generieke post krijgt, leest daarin vooral dat hij een regel in een bestand is geworden.

Wat wel werkt is één bericht op de maand die je hebt opgeschreven, van de persoon die het gesprek voerde, met de reden erin. "Je zei destijds dat je het planningssysteem niet kende. We hebben nu een rol waarin je dat leert." Dat is geen mailing, dat is een vervolg op een gesprek dat allebei de partijen zich herinneren.

Wie dat doet, doet het zelf. Dit is geen taak voor een automatisering en ook niet voor een stagiair: de waarde zit in dat de afzender het gesprek gevoerd heeft. Bij een groter bestand betekent dat dat je niet iedereen bijhoudt, maar alleen de mensen waarbij je op het moment van afwijzen dacht: jammer. Dat zijn er per procedure een handvol.

Wat de mensen in het bestand ondertussen van je zien, bepaalt of dat ene bericht werkt. Iemand die na zijn afwijzing niets meer van je hoort behalve een vacature, leest die vacature als een advertentie. Daarom loopt een pool die je later gebruikt via je employer branding en niet los daarvan. Wil je mensen bereiken die nooit gesolliciteerd hebben, dan gaat het over latent talent en is het een ander vak: dat is active sourcing, en het begint niet bij een bestand maar bij een zoekopdracht.

Hoe groot moet een talentpool zijn?

Kleiner dan je denkt. Vijftien tot dertig mensen per functiefamilie is genoeg om bij een nieuwe vacature iets te hebben, en het is klein genoeg om te onderhouden. Een bestand van driehonderd namen zonder reden erbij is minder waard dan twintig namen met een zin en een datum, want bij driehonderd gaat niemand bellen en bij twintig wel.

Werkt dit ook voor moeilijk vervulbare functies?

Daar werkt het het hardst, en om een oncomfortabele reden: bij schaarse profielen spreek je per jaar maar een paar geschikte mensen, dus elke keer opnieuw beginnen is duur. Tegelijk is de groep die je opbouwt klein, dus je moet het met weinig namen doen. Verwacht niet dat het in de eerste maanden al iets oplevert, en gebruik het naast je gewone werving, niet in plaats daarvan.

Wie houdt het bij, HR of de hiring manager?

Degene die het gesprek voerde schrijft de zin en de datum op; HR bewaakt dat het gebeurt en dat er niets in komt te staan wat er niet in hoort. Laat je het invullen over aan iemand die er niet bij was, dan krijg je een samenvatting van het cv in plaats van een reden, en dat is precies het veld dat de pool bruikbaar maakt.

Wat doe je met mensen die zelf nee zeiden?

Die horen er juist in, met hun reden. Iemand die afhaakte op de reistijd, de ploegendienst of het aanbod, heeft je op dat moment iets verteld over je eigen aanbod. Als je later iets verandert aan die voorwaarde, heb je meteen een lijst mensen bij wie je kunt melden dat het veranderd is. Dat is het enige moment waarop een terugkomend bericht ook echt nieuws bevat.

Bij SocialFind leggen we bij elke afwijzing de reden vast, omdat we aan de volgende campagne voor dezelfde klant vaak dezelfde mensen weer tegenkomen. Wil je zulke artikelen in je mail, schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.