Wat leert een exitgesprek je over je eigen werving?

De meeste exitgesprekken beginnen met de vraag waarom iemand vertrekt. Dat is de zwakste vraag van het hele gesprek, en hij staat vooraan.

Hij is zwak omdat hij om een samenvatting vraagt. Mensen vatten hun vertrek beleefd samen, en het resultaat klinkt bij vrijwel elke werkgever hetzelfde: nieuwe uitdaging, kortere reistijd, meer salaris, andere levensfase. Dat kan allemaal waar zijn en geen ervan is een waarneming. Het is een oordeel, geformuleerd door iemand die weet dat hij jou misschien nog als referentie nodig heeft. Wie deze vraag stelt krijgt een reden en verliest het verhaal.

Drie andere vragen leveren wel iets op, omdat ze naar momenten en waarnemingen vragen in plaats van naar een oordeel.

Wanneer dacht je voor het eerst aan weggaan, en wat speelde er toen? Deze vraag levert een datum en een situatie op. Vaak ligt dat moment veel eerder dan de opzegging, soms al in de eerste weken, en de situatie is iets heel concreets: een taak die nooit kwam, een team dat anders werkte dan beschreven, een toezegging waar niemand meer over begon.

Wat had je voor je eerste werkdag verwacht dat anders bleek? Dit is de echte wervingsvraag. Het antwoord beschrijft de afstand tussen wat jij hebt beloofd in de advertentie en het gesprek, en wat de ander aantrof. De formulering doet ertoe: je vraagt niet of je te veel hebt beloofd, je vraagt wat anders was. Zo haal je de schuldvraag uit de kamer en krijg je een beschrijving.

Aan wie zou je deze baan aanraden, en aan wie juist niet? Zo krijg je een doelgroepomschrijving van iemand die het werk echt heeft gedaan. Dat antwoord is vaak scherper dan het functieprofiel, omdat het uit de praktijk komt en niet uit een beschrijving die al jaren wordt doorgegeven.

Hier splitst het personeelsgesprek zich van de werving. Bij de meeste werkgevers belandt een exitverslag in het personeelsdossier en leest niemand het ooit terug. Terwijl het gratis onderzoeksmateriaal is voor precies de tekst waarmee je de volgende persoon zoekt.

Leg het antwoord op de tweede vraag naast je vacaturetekst. Niet figuurlijk, maar echt naast elkaar. Zegt iemand dat hij meer eigen projecten had verwacht, zoek dan de zin in de tekst waar dat staat, en meestal vind je hem. Het is zelden een leugen. Het is een formulering die intern iets betekent en bij het lezen iets anders. Daar kun je iets aan doen, meteen en zonder budget. Hoe je zo'n tekst opbouwt staat bij recruitment content.

De tweede stap is verzamelen. Eén gesprek is een anekdote; pas als dezelfde onvervulde verwachting bij meerdere vertrekkers terugkomt, heb je een patroon. Houd een simpele lijst bij met drie kolommen: wanneer de gedachte aan vertrek ontstond, welke verwachting niet uitkwam, en voor wie deze baan volgens die persoon geschikt is. Na een paar vertrekkers zie je herhaling, en herhaling is waar je op kunt sturen.

Komt dezelfde onvervulde verwachting steeds terug, dan heb je geen tekstprobleem meer maar een vraag over je werkgeversbelofte. Of je verandert het werk, of je verandert de belofte. Allebei is een verdedigbare keuze, maar je moet er een maken, anders herhaalt het vertrek zich bij de volgende persoon. Hoe je zo'n belofte opbouwt die wel klopt, staat bij employer branding.

En dan het punt dat het vaakst wordt overgeslagen. Zegt iemand dat de gedachte aan vertrek in de eerste weken ontstond, dan ligt de oorzaak niet bij het vertrek maar bij de inwerkperiode en bij de tijd vlak daarvoor: bij de verwachting die in de procedure is gewekt. Het exitgesprek is dan geen eindpunt maar een terugblik op je eigen werving, en dat is precies waarvoor je het voert.

Het gebruikelijke moment is de laatste werkdag, en dat is te laat. Op die dag zit iemand er met zijn hoofd allang niet meer, de overdracht drukt, en iedereen wil vriendelijk uit elkaar. Voer het gesprek liever een of twee weken na de opzegging, als het besluit vaststaat maar de dagelijkse praktijk nog vers is.

Wie het gesprek voert bepaalt de inhoud. Doet de direct leidinggevende het, dan krijg je de beleefde versie, want tegen die leidinggevende zegt iemand niet snel iets ongemakkelijks. Doet iemand van HR het, of een neutrale derde, dan wordt het opener. Zeg vooraf wat er met de antwoorden gebeurt en wat er niet wordt doorverteld.

Nog een praktisch punt: maak er geen formulier van met cijfers van één tot vijf. Je zoekt zinnen, geen scores. Eén precieze zin over een verwachting die niet uitkwam is meer waard dan twintig beoordelingsvragen, omdat je die zin direct naast je advertentie kunt leggen. Hoe wij gesprekken met kandidaten vastleggen staat bij screening en kandidaatopvolging.

Heeft een exitgesprek nog zin als iemand toch al weggaat?

Voor die persoon niet meer, voor de volgende wel. Wie vertrekt is de enige die je vacaturetekst, je sollicitatieproces, je inwerkperiode en het echte werk allemaal heeft meegemaakt, en die er veel minder bij te verliezen heeft. Die combinatie krijg je nergens anders, en ze kost je een half uur.

Krijg je in zo'n gesprek wel eerlijke antwoorden?

Eerlijker dan in welk sollicitatiegesprek ook, als je naar waarnemingen vraagt in plaats van naar oordelen. Vraag niet of iets goed was, maar wat anders was dan verwacht. En laat het gesprek niet door de direct leidinggevende voeren. Wie nog een referentie nodig heeft formuleert voorzichtig, en dat is volkomen begrijpelijk.

Wat doe ik als meerdere mensen hetzelfde zeggen?

Dan is het geen incident meer maar een patroon, en heb je twee opties: het werk veranderen of de belofte veranderen. Allebei is beter dan doorgaan zoals het ging. Haken dezelfde mensen ook al tijdens de procedure af, kijk dan ook naar kandidaten haken af.

Doe ik het gesprek schriftelijk of mondeling?

Mondeling, met aantekeningen achteraf. Een vragenlijst levert vinkjes op, een gesprek levert formuleringen op, en die formuleringen zijn juist het deel dat je in je volgende vacaturetekst kunt gebruiken. Noteer de antwoorden letterlijk en niet samengevat, anders raak je precies datgene kwijt waarvoor je het gesprek voerde.

Wij lezen dit soort zinnen uit exitgesprekken als tekstmateriaal voor de volgende zoektocht; wil je daar eens iemand naar laten kijken, dan denkt SocialFind graag mee. Wil je zulke artikelen in je mail, schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.