Wie erstellen Sie ein Anforderungsprofil, das funktioniert?

Weil am Tisch etwas anderes entsteht, als alle glauben. Gemeint ist eine Beschreibung der Stelle. Heraus kommt eine Wunschliste.

Das passiert von allein. Die Führungskraft nennt, was der Vorgänger konnte, die Teamleitung ergänzt, was ihr damals gefehlt hat, und aus der Personalabteilung kommt der Abschluss, der in der Stellenbewertung hinterlegt ist. Niemand streicht etwas, denn jeder Punkt ist für sich genommen vernünftig. So entsteht eine Liste mit zehn bis fünfzehn Anforderungen, die in der Praxis niemand erfüllt.

Das Problem ist nicht die Länge der Liste. Das Problem ist, dass sie unsortiert ist. Wenn alles gleich wichtig aussieht, wird in der Auswahl an dem Punkt abgesagt, der zufällig zuerst auffällt, und der ist bei jedem Prüfer ein anderer. Der eine Bewerber scheitert am Abschluss, der nächste an den Berufsjahren, und hinterher kann niemand erklären, warum beide unterschiedlich behandelt wurden.

Die Rechnung dafür sehen wir auf unserer Seite. Eine Kampagne auf einem unsortierten Profil zieht Menschen an, die nicht passen, oder sie zieht niemanden an, weil die Anforderungen zusammen eine Person beschreiben, die es nicht gibt. Genau das ist der Unterschied zwischen falschen Bewerbern und einer Stelle, die unbesetzt bleibt: zwei Beschwerden, häufig eine Ursache.

Drei Blöcke. Mehr brauchen Sie nicht, und was dort nicht hineinpasst, gehört in die formale Stellenbeschreibung und nicht in dieses Papier.

Was jemand in den ersten Monaten tatsächlich tut. Keine Aufgabengebiete, sondern die Woche selbst. Welche Systeme, welche Anlagen, wie viel Abstimmung, wie viel allein, wer anruft, wenn etwas stillsteht. Schreiben Sie auf, was im ersten Monat fertig sein muss und was nach einem halben Jahr ohne Hilfe laufen soll. Dieser Block ist zugleich Ihre beste Quelle für die Gesprächsfragen, denn damit fragen Sie nach der Arbeit statt nach dem Lebenslauf.

Woran Sie absagen. Dieser Block fehlt in den meisten Profilen, und er ist der wichtigste. Wählen Sie drei Punkte, an denen jemand ohne Diskussion ausscheidet, etwa ein gesetzlich vorgeschriebener Nachweis, ein Führerschein oder eine Sprache, die in der Produktion gebraucht wird. Alles, was Sie hier nicht aufschreiben, darf später kein Absagegrund sein. Das klingt streng und ist es auch, denn nur so wächst die Anforderungsliste im laufenden Verfahren nicht wieder nach.

Was jemand bei Ihnen lernen darf. Alles, was nicht im vorigen Block steht, landet automatisch hier. Schreiben Sie dazu, wie viel Zeit Sie dafür einräumen und wer es begleitet, sonst bleibt es ein frommer Wunsch. Dieser Block bestimmt die Größe Ihres Teichs. Wer ihn leer lässt, sucht nur Menschen, die genau diese Arbeit anderswo bereits gemacht haben, und davon gibt es selten viele.

An zwei Stellen, und an beiden wörtlich.

Als Quelle für die Stellenanzeige. Das Profil ist ein internes Papier und geht nicht eins zu eins nach außen. Daraus einen Text zu machen, den Menschen lesen wollen, ist ein eigenes Handwerk, und dazu haben wir einen eigenen Beitrag darüber geschrieben, wie Sie eine Stellenanzeige schreiben, die funktioniert. Mit hinaus gehen der erste Monat aus Block eins und die drei Punkte aus Block zwei. Achten Sie außerdem auf die Funktionsbezeichnung: Der Titel aus Ihrem Organigramm ist selten das Wort, mit dem Menschen bei StepStone oder Indeed suchen. Sachbearbeiter Auftragsabwicklung steht so im Haus, gesucht wird nach etwas anderem. Das zu klären gehört zum Job-Marketing.

Als Maßstab in der Auswahl. Halten Sie die drei Absagepunkte in derselben Reihenfolge an jede Bewerbung und beurteilen Sie den Rest an der Arbeit aus Block eins. Zwei Prüfer mit demselben Profil kommen dann zu vergleichbaren Ergebnissen, und das erspart Ihnen die Diskussionen, die ein Verfahren langsam machen. Wie dieser Schritt aussieht, steht unter Screening und Kandidatenbetreuung, und wo das Profil in den größeren Entscheidungen sitzt, unter Recruiting-Strategie.

Wie lang sollte ein Anforderungsprofil sein?

Eine Seite, und das ist keine Geschmacksfrage. Was länger ist, wird in der Auswahl nicht mehr benutzt, und ein Profil, das niemand hervorholt, ist verlorene Gesprächszeit. Drei Blöcke von je einem Absatz passen bequem darauf. Die formale Stellenbeschreibung für Ihre Entgeltstruktur ist ein anderes Dokument mit einem anderen Zweck, und die beiden sollten Sie nicht vermischen.

Was tun, wenn die Führungskraft zehn Anforderungen will?

Fragen Sie, welche drei übrig bleiben, wenn sie morgen jemanden braucht. Das ist ein leichteres Gespräch als Streichen, denn Sie verlangen nicht, etwas aufzugeben, sondern nur zu sortieren. Die übrigen sieben verschwinden nicht, sie ziehen in den Block dessen um, was jemand lernen darf, mit einer Frist dahinter.

Gehören Berufsjahre ins Profil?

Möglichst nicht, wenn es sich vermeiden lässt. Eine Jahreszahl ist eine Schätzung dessen, was jemand kann, und das lässt sich direkt aufschreiben: Welche Aufgaben muss die Person selbstständig beherrschen. Sieben Jahre in einer ruhigen Umgebung können weniger wert sein als zwei in einer vollen. Ein Jahreszähler schließt außerdem Quereinsteiger aus, die Sie gern gesprochen hätten.

Wer erstellt das Profil, die Personalabteilung oder die Führungskraft?

Gemeinsam, und unterschreiben tut die Führungskraft. Sie sagt später ab, also muss sie hinter den drei Absagepunkten stehen. Die Personalabteilung achtet darauf, dass es um die Arbeit geht und nicht um den Vorgänger, und dass die Anforderungen im laufenden Verfahren nicht still wieder nachwachsen.

SocialFind erkennt an den Reaktionen auf eine Kampagne, ob das Profil darunter stimmt, und beginnt deshalb bei diesem Profil und nicht bei der Anzeige. Wenn Sie solche Artikel per Mail lesen möchten, abonnieren Sie unseren Newsletter.