Afwijzing sollicitatie: hoe wijs je een sollicitant netjes af?

Een afwijzing heeft drie onderdelen: de beslissing, een korte reden en een nette afsluiting. Zet de beslissing in de eerste of tweede zin. Wie drie alinea's moet lezen voordat het nee komt, voelt zich aan het lijntje gehouden. De reden houd je bij de functie: welke eisen of ervaring de doorslag gaven. De afsluiting is een bedankje en, als je dat meent, een uitnodiging om later nog eens te reageren.

Hieronder een voorbeeldmail voor iemand die niet is uitgenodigd voor een gesprek. Pas hem aan op de functie en de persoon; een mail die zichtbaar uit een sjabloon komt, doet meer kwaad dan een korte eigen zin.

Onderwerp: je sollicitatie als planner logistiek

Beste Sanne, dank je wel voor je sollicitatie als planner logistiek. We hebben besloten je niet uit te nodigen voor een gesprek. Voor deze functie zochten we iemand met ervaring in het plannen van internationale transporten, en die zagen we bij andere kandidaten sterker terug.

We bewaren je gegevens tot vier weken na het einde van deze procedure en verwijderen ze daarna. Wil je dat we je cv een jaar bewaren voor een volgende vacature, laat het ons dan weten. Veel succes met je zoektocht, en nogmaals bedankt voor je interesse.

Let op het tempo. Een sollicitant die weken niets hoort, haakt niet alleen bij jou af maar vertelt het ook verder. Stuur de afwijzing zodra je het besluit hebt genomen, en niet pas als de vacature vervuld is. Hoe je die opvolging strak houdt, ook bij veel reacties, lees je op onze pagina over screening en kandidaatopvolging.

Wie op gesprek is geweest, heeft tijd en vaak ook spanning in je vacature gestoken. Een standaardmail is dan te mager. Bel liever, of stuur een mail die laat merken dat je het gesprek nog weet: noem een onderwerp waar jullie het over hadden, en zeg eerlijk waar het verschil zat met de kandidaat die wel verder gaat.

Bied feedback aan, maar dring hem niet op. Een zin als "Wil je weten waarom we voor iemand anders hebben gekozen, bel me dan gerust" is genoeg. Wie belt, krijgt concrete punten over de functie: ervaring, vaardigheden, beschikbaarheid. Geen oordeel over de persoon.

Was het een tweede gesprek of een kandidaat die net niet won, overweeg dan te vragen of je hem mag benaderen bij een volgende vacature. Dat is precies het moment waarop iemand nog warm is. Hoe je zo'n groep mensen bijhoudt zonder dat het een vergeten lijst wordt, staat in ons artikel over een talentpool opbouwen.

Een paar zinnen komen vaak voor en doen meer kwaad dan je denkt.

Noem nooit een reden die met de persoon te maken heeft in plaats van met de functie: leeftijd, gezondheid, afkomst, geloof of gezinsplannen. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft bijvoorbeeld uitdrukkelijk dat een werkgever iemand niet mag afwijzen omdat ze zwanger is of wil worden. Ook een goedbedoelde zin als "we zochten iemand die wat beter in het jonge team past" kan zo gelezen worden.

Schrijf niet "we houden je cv in ons bestand" als je daar niet om gevraagd hebt. Zonder toestemming hoort het cv na ongeveer vier weken weg, en een sollicitant die later merkt dat het er nog is, heeft een reden om te klagen.

Beloof niets wat je niet waarmaakt. "We nemen zeker contact op bij een nieuwe vacature" klinkt vriendelijk, maar wie nooit meer iets hoort, onthoudt vooral dat het niet klopte. En vermijd de zin dat je "overweldigend veel reacties" kreeg: de sollicitant leest daarin dat de brief ergens onderop een stapel lag.

Haken goede kandidaten al voor de afwijzing af, omdat het proces te lang duurt of te veel vraagt, dan zit het probleem eerder in de procedure. Daarover gaat onze pagina kandidaten haken af.

Moet je in een afwijzing altijd een reden noemen?

Een korte reden maakt een afwijzing beter te verdragen, en het voorkomt dat de sollicitant zelf een reden gaat invullen. Houd het bij de functie: welke ervaring of vaardigheid de doorslag gaf. Een uitgebreide toelichting hoeft niet in de mail; bied liever aan om het telefonisch toe te lichten, dan kun je ook inspelen op wat iemand wil weten.

Hoe lang mag je een cv bewaren na een afwijzing?

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is het gebruikelijk dat je de gegevens uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijdert. Geeft de sollicitant toestemming, bijvoorbeeld omdat er later een passende functie kan komen, dan is maximaal een jaar een redelijke termijn. Leg die toestemming vast, zodat je later kunt laten zien dat je hem hebt gekregen.

Kun je afwijzen ook automatiseren?

Voor de eerste selectie wel, zolang de mail persoonlijk blijft en snel verstuurd wordt. Veel werkgevers sturen afwijzingen vanuit hun sollicitatiesysteem of formulier, met een paar vaste teksten per functie. Hoe je zo'n stroom van reactie tot besluit inricht, lees je bij onze sollicitatiefunnels. Na een gesprek blijft een persoonlijke mail of een telefoontje de norm.

SocialFind schreef dit artikel op basis van de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens, nagekeken op 4 november 2026. Wij werven voor werkgevers die structureel personeel zoeken en nemen daarbij ook de opvolging van sollicitanten over, tot en met de afwijzing; meer daarover op onze pagina over recruitment uitbesteden. Wil je dit soort artikelen in je mailbox, schrijf je in voor onze nieuwsbrief.