Hoe ziet een goed wervingsproces eruit, van vacature tot handtekening?

Vijf, en in deze volgorde. Elke stap levert iets op dat de volgende stap nodig heeft. Ontbreekt het, dan haalt het proces het later alsnog in, en dat kost meer tijd dan de stap zelf.

1. Krijg de behoefte scherp. Een gesprek tussen de leidinggevende die de plek moet vullen en degene die gaat zoeken. Uitkomst: een functieprofiel van een pagina. Wat iemand het eerste halfjaar echt doet, welke drie dingen hij moet kunnen en welke alleen mooi meegenomen zijn, salarisbandbreedte, werkplek, werktijden. Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis, omdat het profiel uit de vorige vacature wordt gekopieerd, en die beschreef een baan die zo niet meer bestaat.

2. Zet de vacature uit. Van het profiel wordt een tekst die de vragen van de lezer beantwoordt en niet die van het bedrijf: wat ga ik daar doen, met wie, voor hoeveel, en waarom zou ik overstappen. Daarbij de keuze van het kanaal: je eigen werkenbij-pagina, vacaturesites, social media, zelf benaderen. Uitkomst: sollicitaties van mensen die de baan hebben begrepen.

3. Beoordeel de sollicitaties en laat iets horen. Binnen een werkdag een reactie, al is het alleen dat de sollicitatie binnen is en wanneer de volgende stap komt. Daarna een kort telefoongesprek met de mensen die in het profiel passen: tien minuten, drie vragen, een afspraak. Uitkomst: een korte lijst, en iedereen op die lijst weet waar hij staat. Hoe een sollicitatieroute eruitziet waarin je onderweg niemand kwijtraakt, staat bij sollicitatiefunnels.

4. Voer de gesprekken. Twee zijn in de meeste gevallen genoeg: een met de leidinggevende over het werk, een met het team of een tweede persoon over de samenwerking. Allebei binnen twee weken na de sollicitatie, allebei met dezelfde vragen voor iedereen, zodat je aan het eind vergelijkt in plaats van herinnert. Uitkomst: een keuze die je kunt uitleggen.

5. Doe het aanbod. Binnen twee werkdagen na het laatste gesprek, eerst mondeling en dan op papier, met alles erin wat in het gesprek is besproken. Uitkomst: een handtekening, en iemand die op de eerste dag aantreft wat hem is beloofd.

Langer dan de vijf stappen doen vermoeden. UWV vraagt werkgevers elk najaar naar de vacatures die in de twaalf maanden daarvoor zijn ontstaan. In het najaar van 2025 noemden zij 45 procent daarvan moeilijk vervulbaar; in 2024 en 2023 was dat nog 53 procent. Bijna de helft van de vacatures is dus moeilijk te vervullen, en moeilijk is in werving bijna altijd ook langzaam.

De vijf stappen zelf kosten, als ze doorlopen, weinig tijd. Wat een vacature lang openhoudt, zit op drie plekken ertussen.

Vóór de vacature. De plek is vrij, maar het profiel staat nog niet, de goedkeuring ligt bij de directie, het budget wordt nagekeken. Wat in de praktijk haalbaar is: profiel en goedkeuring in een week, omdat het gesprek uit stap 1 allebei tegelijk regelt.

Tussen de sollicitatie en het eerste contact. De sollicitatie staat in de mailbox, de leidinggevende is op vakantie, HR wacht op een reactie. Vanuit de kandidaat gezien: stilte. Na een week stilte heeft hij in de praktijk elders een gesprek. Haalbaar: een reactie binnen een werkdag, van degene die de sollicitatie ziet, niet pas na intern overleg.

Tussen het laatste gesprek en het aanbod. Iedereen is het eens, maar het contract moet nog langs twee afdelingen. Haalbaar: de toezegging mondeling op de dag van het besluit, het aanbod op papier binnen twee werkdagen. Het contract mag volgen, de toezegging mag niet wachten.

Wie deze drie wachttijden schrapt, maakt het proces in de meeste gevallen flink korter zonder een stap te schrappen. Hoe dat eruitziet als je het proces, of een deel ervan, aan een team uitbesteedt, staat bij onze RPO-werkwijze.

Zo min mogelijk mensen, en een van hen beslist. Elke extra persoon in de commissie kost een afspraak, en elke afspraak kost dagen.

Wat werkt, zijn drie rollen. De leidinggevende die de plek vult, zit vanaf het eerste gesprek aan tafel en beslist. Een tweede persoon uit het team of de afdeling ernaast ziet de kandidaten in het tweede gesprek en geeft een indruk, geen stem. En iemand die het proces stuurt, van HR of van buiten: die bewaakt de afspraken, de terugkoppeling en de criteria, zodat er niet na elk gesprek opnieuw wordt bedacht waar het om gaat.

De criteria liggen vast vóór het eerste gesprek, en het zijn die uit stap 1: de drie dingen die iemand moet kunnen. Wie de criteria pas na de gesprekken bepaalt, kiest de persoon die de beste indruk achterliet, en dat is zelden dezelfde die het werk het best doet. Hoe wij gesprekken en terugkoppeling vastleggen, staat bij screening en kandidaatopvolging.

Hoeveel gesprekken zijn zinvol?

Twee. Een derde gesprek levert in onze ervaring zelden iets nieuws op, kost wel weer een afspraak en dus dagen, en zegt tegen de kandidaat dat je er niet uitkomt. Wil je meer zekerheid, vervang het derde gesprek dan door een opdracht van een uur of een meeloopdag: dat laat meer zien dan welk gesprek ook, en de kandidaat leert intussen het werk kennen.

Hoe snel moet je afwijzen?

Zo snel als je besloten hebt, en met een zin uitleg. Een afwijzing na twee dagen is voor een kandidaat een bericht. Een afwijzing na vier weken is een belediging, en die vertelt hij door. Wie in de mailbox blijft liggen tot de vacature is gevuld, kost je niets, denken veel werkgevers. Hij kost je de volgende sollicitatie uit zijn omgeving.

Wat als er te weinig sollicitanten komen of kandidaten afhaken?

Dat zijn twee verschillende problemen met twee verschillende oorzaken. Komen er te weinig sollicitaties, dan zit het in stap 1 en 2: het profiel, de tekst of het kanaal. Hoe je dat afpelt, staat bij vacatures blijven openstaan. Haken kandidaten onderweg af, dan zit het in stap 3 tot en met 5: de wachttijd, het aantal gesprekken of een aanbod dat anders bleek dan de vacature. Daarover gaat kandidaten haken af.

Moet het proces voor elke vacature hetzelfde zijn?

De stappen wel, de diepgang niet. Voor een functie in de zorg of in een magazijn volstaan een telefoontje en een gesprek op locatie, vaak op dezelfde dag. Voor een leidinggevende functie zijn twee gesprekken en een opdracht passend. Wat gelijk blijft, zijn de tijden ertussen: reactie binnen een werkdag, aanbod binnen twee. De persoon die een machine bedient, wacht net zo ongraag als degene die een afdeling gaat leiden.

Wij bouwen wervingsprocessen zo dat tussen de stappen niemand wacht zonder te weten waarop; wil je daar eens over sparren, dan denkt SocialFind graag mee. Wil je zulke artikelen in je mail, schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.