Hoe maak je een functieprofiel dat werkt?

Omdat er aan tafel iets anders wordt gemaakt dan iedereen denkt. De bedoeling is een beschrijving van de functie. Wat er ontstaat is een verlanglijst.

Dat gaat vanzelf. De manager noemt wat de vorige medewerker kon, de teamleider voegt toe wat hij toen miste, en iemand van HR zet er de opleidingseis bij die in het functiehuis staat. Niemand haalt er iets vanaf, want elk punt is op zichzelf redelijk. Zo ontstaat een lijst van tien tot vijftien eisen waaraan in de praktijk niemand voldoet.

Het probleem is niet dat de lijst lang is. Het probleem is dat hij niet gesorteerd is. Als alles even belangrijk lijkt, wordt er in de selectie afgewezen op willekeurig welk punt het eerst opvalt, en dat verschilt per beoordelaar. De ene kandidaat sneuvelt op zijn opleiding, de andere op zijn jaren ervaring, en niemand kan achteraf uitleggen waarom die twee anders zijn behandeld.

Aan onze kant zien we de rekening van zo'n lijst. Een campagne op een ongesorteerd profiel trekt mensen aan die niet passen, of trekt niemand aan omdat de eisen samen een persoon beschrijven die niet bestaat. Dat is precies het verschil tussen verkeerde sollicitanten en een vacature die blijft openstaan: twee klachten, vaak dezelfde oorzaak.

Drie blokken. Meer heb je niet nodig, en alles wat er niet in past hoort in het functiehuis en niet in dit document.

Wat iemand in de eerste maanden echt doet. Geen taakgebieden maar de week zelf. Welke systemen, welke machines, hoeveel overleg, hoeveel alleen, wie er belt als er iets misgaat. Schrijf op wat er in de eerste maand af moet zijn en wat er na een half jaar zelfstandig moet lopen. Dit blok is meteen je beste bron voor het gesprek: je kunt er zo vragen uit halen die over het werk gaan in plaats van over het cv.

Waarop je afwijst. Dit is het blok dat de meeste profielen missen, en het is het belangrijkste. Kies drie punten waarop iemand zonder discussie afvalt, bijvoorbeeld een diploma dat wettelijk verplicht is, een rijbewijs, of het beheersen van een taal op de werkvloer. Alles wat je hier niet opschrijft, mag later geen reden zijn om af te wijzen. Dat klinkt streng en dat is het ook, want dit is de enige manier om te voorkomen dat de eisenlijst gaandeweg weer aangroeit.

Wat iemand bij jou mag leren. Alles wat niet in het vorige blok staat, valt hier automatisch onder. Zet erbij hoe lang je ervoor uittrekt en wie het begeleidt, want anders is het een vrome wens. Dit blok bepaalt hoe groot je vijver is. Wie het leeg laat, zoekt alleen mensen die het werk elders al deden, en dat zijn er zelden veel.

Op twee plekken, en op allebei letterlijk.

Als bron voor de vacaturetekst. Het profiel is een intern document en gaat niet een op een naar buiten; de vertaalslag naar een tekst die mensen lezen, is een vak apart en daarover schreven we eerder hoe je een vacaturetekst schrijft die werkt. Wat je wel meeneemt, is de eerste maand uit blok een en de drie punten uit blok twee. En let op de functietitel: de titel uit je organigram is vaak niet het woord waarop mensen zoeken. Hoe je dat uitzoekt, hoort bij job marketing.

Als meetlat in de selectie. Leg de drie afwijspunten naast elke brief, in dezelfde volgorde, en beoordeel de rest op het werk uit blok een. Twee beoordelaars die hetzelfde profiel gebruiken komen dan tot vergelijkbare uitkomsten, en dat scheelt de discussies die een procedure traag maken. Hoe je die stap inricht staat bij screening en opvolging, en hoe het profiel past in de grotere keuzes bij recruitmentstrategie.

Hoe lang moet een functieprofiel zijn?

Eén pagina, en dat is geen stijlvoorkeur. Alles wat langer is, wordt in de selectie niet meer gebruikt, en een profiel dat niemand erbij pakt is verspilde intaketijd. Drie blokken van een alinea passen ruim op die pagina. De formele functiebeschrijving voor je loongebouw is een ander document met een ander doel, en die twee moet je niet in elkaar schuiven.

Wat als de manager tien eisen wil?

Vraag hem welke drie hij overhoudt als hij morgen iemand nodig heeft. Dat is een makkelijker gesprek dan schrappen, want je vraagt niet om de eisen op te geven maar om ze te sorteren. De overige zeven verdwijnen niet, ze verhuizen naar het blok van wat iemand mag leren, met een termijn erbij.

Moet ervaring in jaren in het profiel?

Liever niet als het te vermijden is. Een aantal jaren is een schatting van wat iemand kan, terwijl je dat ook direct kunt opschrijven: welke taken moet iemand zelfstandig aankunnen. Zeven jaar in een rustige omgeving kan minder opleveren dan twee jaar in een drukke. Een jarenteller sluit bovendien zij-instromers uit die je wel had willen spreken.

Wie maakt het profiel, HR of de manager?

Samen, en het is de manager die tekent. Hij is degene die straks afwijst, dus hij moet zich in de drie afwijspunten kunnen vinden. HR bewaakt dat het profiel over het werk gaat en niet over de vorige medewerker, en dat de eisen niet stilletjes weer aangroeien tijdens de procedure.

Wij zien bij SocialFind aan wie er op een campagne reageert of het profiel eronder klopt, en we beginnen daarom bij dat profiel en niet bij de advertentie. Wil je zulke artikelen in je mail, schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.