Recruitmentkosten verlagen begint niet bij minder uitgeven, maar bij weten wat een hire je echt kost. Wie alleen naar de factuur kijkt, mist de grootste post: alles eromheen.
Wat is cost per hire en hoe verlaag je hem?
Cost per hire is wat een aangenomen medewerker je gemiddeld kost aan werving: alle interne en externe wervingskosten in een periode, gedeeld door het aantal hires in diezelfde periode. Verlagen doe je op de grootste posten: herhaalde fees, verspild mediabudget, interne uren en vacatures die te lang openstaan. SocialFind rekent dat vooraf met je door.
Bekijk de businesscase-opbouwLosse fees of een opbouwend systeem
TWEE MANIEREN VAN BETALENGeen goed of fout, wel een verschil in wat je opbouwt. Bij incidentele werving passen losse fees prima; bij structurele werving gaat het verschil optellen.
| Betalen per hire | Vast recruitmentsysteem | |
|---|---|---|
| Kosten bij elke volgende hire | Opnieuw de volledige fee | Dalen naarmate merk en talentpool groeien |
| Wat er opbouwt | Niets: de kandidaatrelatie ligt bij het bureau | Werkgeversmerk, talentpool en funnel op jouw naam |
| Voorspelbaarheid | Wisselend, afhankelijk van aantal plaatsingen | Vast maandbedrag, vooraf bekend |
| Prikkel van de partner | Snel plaatsen, want dan valt de fee | Duurzaam vervullen en kosten per hire verlagen |
| Past het beste bij | Incidentele, courante vacatures | Meerdere of terugkerende vacatures per jaar |
Voor een enkele courante vacature zonder haast kan betalen per hire prima uitpakken. De vergelijking gaat over structurele werving.
Hoe bereken je cost per hire?
De formule is simpel: tel alle interne en externe wervingskosten in een periode bij elkaar op en deel dat door het aantal hires in diezelfde periode.
Cost per hire = (interne wervingskosten + externe wervingskosten) / aantal hires
Externe kosten zijn alles waar een factuur van binnenkomt:
- bureaufees en plaatsingsfees
- jobboards en advertentiebudget
- recruitmenttooling, assessments en achtergrondchecks
- externe recruiters of interim-capaciteit
Interne kosten zijn de uren en middelen van je eigen organisatie:
- tijd van recruiters en HR
- tijd van hiring managers voor gesprekken en afstemming
- referralbonussen en onboarding in de eerste weken
Rekenvoorbeeld (fictief)
Stel, een bedrijf geeft in een jaar 40.000 euro uit aan bureaus, jobboards en advertenties, en schat de interne uren van recruiters en hiring managers op 35.000 euro. In dat jaar worden 15 mensen aangenomen. De cost per hire is dan (40.000 + 35.000) / 15 = 5.000 euro. Deze cijfers zijn een voorbeeld om de rekensom te laten zien, geen benchmark.
Reken dit per functiegroep uit, niet alleen voor het geheel: een monteur en een commercieel directeur kosten niet hetzelfde, en de uitschieter zit meestal bij een enkel functietype of kanaal. Hoe wij deze begrippen definiëren en meten lees je in onze meetmethodologie; hoe we erover rapporteren bij KPI's en rapportage.
Wat zeggen benchmarks over een goede cost per hire?
Weinig. Een gemiddelde cost per hire zegt niets over jouw functies, regio en schaarste, en de cijfers die rondgaan verschillen per bron en per rekenmethode. Een hoger bedrag kan prima zijn als de hire daardoor sneller rond is en langer blijft. Vergelijk daarom met jezelf: per functiegroep, per kanaal en over de tijd.
Waar lekt geld weg in recruitment?
De zichtbare kosten zijn de facturen. De onzichtbare kosten zijn vaak groter:
- Interne uren: elk gesprek, elke screening en elke afstemming kost tijd van recruiters en hiring managers. Zonder goede voorselectie zit die tijd vooral in kandidaten die het niet worden.
- Openstaande vacatures: elke maand dat een productieve rol onvervuld blijft, kost omzet of belast je team. Hoe je de doorlooptijd verkort lees je bij time-to-hire verlagen.
- Herhaalde plaatsingsfees: wie per hire betaalt, betaalt bij elke volgende hire opnieuw. Er bouwt niets op. De volledige redenering staat bij RPO of no cure no pay.
- Verspild mediabudget: campagnes zonder scherpe doelgroep kopen bereik bij mensen die nooit gaan reageren.
- Mislukte hires: een verkeerde aanname is de duurste post van allemaal en ontbreekt in bijna elke berekening.
Hoe verlaag je je recruitmentkosten structureel?
De snelste besparing zit in stoppen met wat niet werkt: kanalen zonder resultaat en fees voor functies die je zelf kunt vervullen. De structurele besparing zit in het opbouwen van een eigen apparaat: een werkgeversmerk, talentpools en een funnel die elke volgende hire goedkoper maakt in plaats van even duur.
Dat is de kern van hoe wij werken: een vast maandtarief in plaats van losse transacties. De samenwerking start bij 6.500 euro per maand, all-inclusive binnen de afgesproken scope en zonder plaatsingsfees; het volledige overzicht staat op onze prijzenpagina. Of dat in jouw situatie uit kan, rekenen we door in de businesscase.
Het goedkoopste kanaal is bovendien het kanaal dat je al betaald hebt: iemand die eerder bij je op gesprek was. Wie bij elke afwijzing de reden opschrijft, hoeft die mensen een jaar later niet opnieuw via een campagne te vinden. Hoe je dat opzet, staat in Hoe bouw je een talentpool die je ook echt gebruikt?.
Weet wat een hire je echt kost
Laat ons meerekenen: je krijgt inzicht in je werkelijke kosten per hire en waar de besparing zit, voordat je iets beslist.
Veelgestelde vragen over cost per hire
Alles wat nodig was om de hire rond te krijgen: fees en advertenties, tooling, de uren van recruiters en hiring managers, en idealiter ook een deel van de kosten van de periode dat de vacature openstond. Wie alleen facturen telt, onderschat de werkelijke kosten fors en stuurt daardoor op het verkeerde.
Nee. Zelf werven oogt goedkoop omdat de kosten in uren zitten in plaats van facturen. Maar uren van recruiters en hiring managers zijn echte kosten, en zonder specialistisch apparaat duurt vervullen vaak langer. De eerlijke vergelijking gaat over totale kosten per hire, niet over wie de factuur stuurt.
Soms, maar meestal bespaar je meer door hetzelfde budget beter te richten. Budget schrappen op een campagne die werkt, verlengt de doorlooptijd en verplaatst de kosten naar openstaande vacatures. Budget schrappen op een campagne die niet werkt, had je gisteren al moeten doen.
Hoe bekender en aantrekkelijker je als werkgever bent, hoe minder je per vacature hoeft te duwen: meer directe sollicitaties, hogere respons op benadering en kortere doorlooptijden. Het is de enige kostenpost die met elke campagne waardevoller wordt in plaats van op te raken.
Dat hangt af van de functie, de schaarste en wat een openstaande vacature je kost, dus een algemene norm bestaat niet. Benchmarks die rondgaan verschillen per bron en rekenen interne uren vaak niet mee, waardoor ze te laag uitvallen. Een goede cost per hire is er een die daalt over de tijd terwijl de kwaliteit van de hires gelijk blijft of stijgt. Vergelijk daarom per functiegroep met je eigen eerdere cijfers in plaats van met een gemiddelde uit de markt.
Cost per hire meet wat een aanname kost in geld; time-to-hire meet hoe lang het duurt, van eerste contact tot getekend contract. Ze hangen wel samen: hoe langer een vacature openstaat, hoe meer interne uren en gemiste productie erbij komen, en dus hoe hoger de werkelijke kosten. Stuur je alleen op kosten, dan bezuinig je al snel op snelheid en betaal je dat terug in openstaande vacatures. Kijk daarom altijd naar beide tegelijk.
Door te snijden in verspilling in plaats van in selectie. Richt mediabudget scherper op de doelgroep, stop met kanalen die wel kliks maar geen hires opleveren en vervang losse fees door een vaste aanpak waarin je werkgeversmerk en talentpool opbouwen. Versnel de opvolging, zodat goede kandidaten niet afhaken terwijl ze wachten. En screen aan de voorkant op motivatie en fit, want een mislukte hire is de duurste kostenpost die er is. Zo dalen de kosten terwijl de kwaliteit juist stijgt.