Welke recruitment KPI's meet je, wat zeggen ze en wat doe je ermee? Hier de vijf die ertoe doen, met definitie, berekening en hoe wij er binnen een RPO-samenwerking op sturen. Zonder mooiweerrapportage.
Wat zijn recruitment KPI's?
Recruitment KPI's zijn de stuurgetallen waarmee je meet of je werving werkt: time-to-hire, cost-per-hire, kwaliteit van hire, sollicitaties per kanaal en conversie per funnelstap. Elke KPI beantwoordt één vraag over je funnel; samen laten ze zien waar het vastloopt en waar budget het meeste oplevert. SocialFind rapporteert ze maandelijks en stuurt er wekelijks op.
Bekijk onze meetmethodologieDeze KPI's staan in elke rapportage
Elke KPI beantwoordt één vraag over je funnel. Samen vertellen ze het hele verhaal.
- Bereik en klikken
- Zien de juiste mensen je campagnes, en zijn ze interessant genoeg om op te klikken?
- Sollicitatieconversie
- Hoeveel bezoekers ronden de funnel af? Dit is dé graadmeter voor je propositie en funnel.
- Gekwalificeerde kandidaten
- Sollicitanten zijn leuk, kandidaten die passen zijn beter. We meten het verschil expliciet.
- Interviewratio
- Hoeveel voorgedragen kandidaten komen tot een gesprek? Dit toont de kwaliteit van de screening.
- Cost-per-hire
- Wat kost een daadwerkelijke aanname, alle kosten meegerekend? Het eerlijkste stuurgetal dat er is.
- Time-to-hire
- Hoe lang duurt het van intake tot geaccepteerd aanbod? Elke week korter scheelt omzetverlies.
- Candidate experience
- Hoe kijken kandidaten terug op het proces? Ook wie het niet wordt, blijft ambassadeur van je merk.
Welke recruitment KPI's meet je?
KPI staat voor key performance indicator: een getal dat laat zien of je op koers ligt voor een doel. Een goede recruitment KPI is meetbaar, vergelijkbaar in de tijd en gekoppeld aan een besluit dat je kunt nemen. Meet je iets waar je niets mee doet, dan is het geen KPI maar een statistiek. Hieronder de vijf KPI's die wij in elke RPO-samenwerking bijhouden, met wat ze betekenen en hoe we erop sturen.
Time-to-hire
Time-to-hire is het aantal dagen tussen het moment dat een kandidaat in beeld komt en het moment dat die het aanbod accepteert. Time-to-fill is breder: van het openstellen van de vacature tot de acceptatie. Wij meten beide, en per stap ertussen, want het verschil vertelt waar de tijd weglekt: in het bereiken van kandidaten of in je eigen proces. Sturen doen we op de schakels die jij en wij zelf beïnvloeden: opvolging van elke sollicitatie binnen een werkdag, vaste interviewslots bij hiring managers en een aanbod dat klaarligt voor het laatste gesprek. Meer bij time-to-hire verlagen.
Cost-per-hire
Cost-per-hire is de som van alle wervingskosten in een periode, gedeeld door het aantal aannames in diezelfde periode. Daarin horen externe kosten (mediabudget, bureaufees, tooling) en interne kosten (uren van recruiters en hiring managers). Veel organisaties tellen alleen de externe kosten en onderschatten daardoor wat een hire werkelijk kost. Bij ons is de rekensom simpel: maandtarief plus mediabudget, gedeeld door het aantal hires. Omdat het tarief vast is, daalt de cost-per-hire naarmate het systeem beter draait. Hoe we rekenen staat in onze meetmethodologie; hoe je het getal omlaag krijgt bij recruitmentkosten verlagen.
Kwaliteit van hire
Kwaliteit van hire is de lastigste KPI, omdat je hem pas achteraf kent. Werkbare maatstaven zijn het aandeel sollicitanten dat aan de vooraf afgesproken criteria voldoet, de beoordeling van de hiring manager na de inwerkperiode en het percentage nieuwe medewerkers dat na de proeftijd en na een jaar nog in dienst is. Wij sturen erop door de criteria vóór de eerste campagne vast te leggen en elke sollicitant daaraan te toetsen in de screening. Zo zie je per kanaal niet alleen hoeveel mensen reageren, maar hoeveel daarvan passen.
Sollicitaties per kanaal
Sollicitaties per kanaal laat zien waar je kandidaten vandaan komen: sociale media, jobboards, je eigen site, sourcing, referrals. Gecombineerd met de kosten per kanaal krijg je de kosten per sollicitatie en, belangrijker, de kosten per gekwalificeerde kandidaat. Een kanaal dat veel sollicitaties levert maar weinig kwaliteit, scoort dan opeens slecht. Wij verschuiven budget wekelijks op basis van dit getal; een kanaal dat te duur wordt, gaat eruit. Dat zie je terug in de rapportage, inclusief de reden.
Conversie per funnelstap
Conversie per funnelstap meet hoeveel procent doorgaat van bezoek naar sollicitatie, van sollicitatie naar gekwalificeerd, van gekwalificeerd naar gesprek, van gesprek naar aanbod en van aanbod naar hire. Elke stap vertelt iets anders: lage conversie van bezoek naar sollicitatie wijst op de sollicitatiefunnel of de propositie, veel uitval na het gesprek op verwachtingen of arbeidsvoorwaarden. Wij kijken per stap waar de grootste uitval zit en passen daar als eerste iets aan, in plaats van meer budget op dezelfde campagne te zetten.
Hoe ziet recruitment rapportage er bij ons uit?
Je krijgt maandelijks één overzicht van de hele funnel: wat er is uitgegeven, wat het opleverde en wat we daarom aanpassen. Ook wat niet werkte. Tussendoor kijk je mee in dezelfde data waar wij op sturen, en omdat we onder jouw naam werken zijn alle inzichten van jou. Wil je de cijfers vertalen naar een verhaal voor directie of finance, dan helpt de businesscase voor RPO.
Een sollicitatie telt bij ons pas als het formulier volledig is ingevuld en verstuurd, en we tellen hem in het formulier zelf; het zijn formulierinzendingen en geen unieke personen. Lees onze meetmethodologie.
Een lage prijs per sollicitatie is geen maat voor kwaliteit. Over 77 van onze campagnes, gestart vanaf augustus 2024, vonden we geen verband tussen de kosten per sollicitatie en de kans dat een sollicitant het eerste telefoongesprek haalt. Daarom rapporteren we naast kosten ook op gesprekken. De onderbouwing staat op onze cijferpagina.
De laatste maat voor kwaliteit is of iemand blijft. Waarom een nieuwe medewerker toch in het eerste jaar vertrekt, en welk deel daarvan al in de werving is veroorzaakt, lees je in Waarom vertrekken nieuwe medewerkers in het eerste jaar?.
Jij ziet wat wij zien
MEEKIJKEN
Geen kwartaalrapport met een strik eromheen, maar doorlopend inzicht in dezelfde data waar wij op sturen. Zo kun je intern altijd laten zien wat werving oplevert, met cijfers die kloppen.
Bekijk hoe we resultaten onderbouwenVerder lezen
Meetmethodologie
Hoe elke KPI wordt gedefinieerd en berekend.
MeetmethodologieDe businesscase voor RPO
Van stuurgetallen naar een financieel verhaal voor directie en finance.
De businesscase voor RPOZo werkt RPO bij SocialFind
De volledige funnel waar deze KPI's uit voortkomen.
Zo werkt RPO bij SocialFindData en optimalisatie
Hoe we wekelijks bijsturen op de cijfers uit de funnel.
Data en optimalisatieTime-to-hire verlagen
Waar de tijd weglekt tussen eerste contact en aanname, en wat je eraan doet.
Time-to-hire verlagenRecruitmentkosten verlagen
Hoe je de cost-per-hire structureel omlaag krijgt.
Recruitmentkosten verlagen
Weten waar jouw funnel lekt?
Vertel ons wie je nodig hebt. Wij laten zien waar je werving vastloopt en wat dat mag kosten.
Veelgestelde vragen over recruitment KPI's
Ja, juist dat. Een eerlijk beeld van wat niet werkt is precies waarom je kunt bijsturen. Kanalen die onderpresteren, funnels met uitval en proposities die niet landen benoemen we expliciet, inclusief wat we eraan veranderen. Alleen successen rapporteren is marketing, geen sturing.
Een sollicitant is iedereen die de funnel afrondt. Een gekwalificeerde kandidaat voldoet daarnaast aan de afgesproken criteria voor de functie, zoals ervaring, beschikbaarheid en reisafstand, en is telefonisch gescreend. Door dit onderscheid te meten voorkom je dat een campagne succesvol lijkt terwijl de kwaliteit tegenvalt.
KPI staat voor key performance indicator, in het Nederlands kritieke prestatie-indicator: een meetbaar getal dat aangeeft of je op koers ligt voor een doel. In recruitment zijn dat bijvoorbeeld time-to-hire, cost-per-hire en de conversie per funnelstap. Het verschil met een gewone statistiek is dat een KPI is gekoppeld aan een besluit: wijkt het getal af, dan weet je wat je moet aanpassen.
De vijf die de hele funnel afdekken: time-to-hire (hoe snel), cost-per-hire (hoe duur), kwaliteit van hire (hoe goed), sollicitaties per kanaal (waar vandaan) en conversie per funnelstap (waar de uitval zit). Welke het belangrijkst is, hangt af van je probleem: bij openstaande vacatures weegt time-to-hire zwaar, bij hoog verloop kwaliteit van hire. Begin met de KPI die jouw grootste pijn meet.
Leg vast wat je meet, hoe je het berekent, over welke periode en welk besluit eraan hangt. Dus niet "sneller werven" maar "time-to-hire voor monteurs, gemeten van eerste contact tot geaccepteerd aanbod, per maand, en bij stijging kijken we eerst naar de opvolgsnelheid". Kies een benchmark uit je eigen historie, niet uit een willekeurig branchecijfer, want die zijn zelden vergelijkbaar met jouw functies en regio.