Steuern mit Zahlen

KPI steht für Key Performance Indicator: eine Zahl, die zeigt, ob Sie bei einem Ziel auf Kurs liegen. Ein guter Recruiting-KPI ist messbar, über die Zeit vergleichbar und mit einer Entscheidung verknüpft, die Sie treffen können. Messen Sie etwas, mit dem Sie nichts anfangen, ist es kein KPI, sondern eine Statistik. Im Folgenden die fünf KPIs, die wir in jeder RPO-Zusammenarbeit verfolgen, mit dem, was sie bedeuten und wie wir darauf steuern.

Time-to-Hire ist die Zahl der Tage zwischen dem Moment, in dem ein Kandidat ins Blickfeld kommt, und dem Moment, in dem er das Angebot annimmt. Time-to-Fill ist breiter: von der Ausschreibung der Vakanz bis zur Annahme. Wir messen beides, und jeden Schritt dazwischen, denn der Unterschied verrät, wo die Zeit verloren geht: beim Erreichen der Kandidaten oder in Ihrem eigenen Prozess. Wir steuern über die Glieder, die Sie und wir selbst beeinflussen: Follow-up jeder Bewerbung innerhalb eines Arbeitstags, feste Interview-Slots bei den Hiring Managern und ein Angebot, das für das letzte Gespräch bereitliegt. Mehr unter Time-to-Hire senken.

Cost-per-Hire ist die Summe aller Recruiting-Kosten in einem Zeitraum, geteilt durch die Zahl der Einstellungen im selben Zeitraum. Dazu gehören externe Kosten (Mediabudget, Agenturfees, Tooling) und interne Kosten (Stunden von Recruitern und Hiring Managern). Viele Organisationen zählen nur die externen Kosten und unterschätzen dadurch, was eine Einstellung wirklich kostet. Bei uns ist die Rechnung einfach: Monatstarif plus Mediabudget, geteilt durch die Zahl der Einstellungen. Weil der Tarif fest ist, sinkt der Cost-per-Hire, je besser das System läuft. Wie wir rechnen, steht in unserer Messmethodik; wie Sie die Zahl senken, unter Recruiting-Kosten senken.

Die Qualität der Einstellungen ist der schwierigste KPI, weil Sie sie erst im Nachhinein kennen. Praktikable Maßstäbe sind der Anteil der Bewerbenden, der die vorab vereinbarten Kriterien erfüllt, die Bewertung des Hiring Managers nach der Einarbeitungszeit und der Prozentsatz neuer Mitarbeiter, der nach der Probezeit und nach einem Jahr noch im Unternehmen ist. Wir steuern darauf, indem wir die Kriterien vor der ersten Kampagne festlegen und jeden Bewerber daran messen, und zwar im Screening. So sehen Sie pro Kanal nicht nur, wie viele Menschen reagieren, sondern wie viele davon passen.

Bewerbungen pro Kanal zeigen, woher Ihre Kandidaten kommen: Social Media, Jobboards, Ihre eigene Website, Sourcing, Empfehlungen. Kombiniert mit den Kosten pro Kanal erhalten Sie die Kosten pro Bewerbung und, wichtiger, die Kosten pro qualifiziertem Kandidaten. Ein Kanal, der viele Bewerbungen liefert, aber wenig Qualität, schneidet dann plötzlich schlecht ab. Wir verschieben Budget wöchentlich auf Basis dieser Zahl; ein Kanal, der zu teuer wird, fliegt raus. Das sehen Sie im Reporting, inklusive der Begründung.

Die Konversion pro Funnel-Schritt misst, wie viel Prozent weiterkommen: vom Besuch zur Bewerbung, von der Bewerbung zu qualifiziert, von qualifiziert zum Gespräch, vom Gespräch zum Angebot und vom Angebot zur Einstellung. Jeder Schritt erzählt etwas anderes: Eine niedrige Konversion vom Besuch zur Bewerbung deutet auf den Bewerbungsfunnel oder die Positionierung hin, viel Ausfall nach dem Gespräch auf Erwartungen oder Arbeitsbedingungen. Wir schauen pro Schritt, wo der größte Ausfall sitzt, und passen dort zuerst etwas an, statt mehr Budget auf dieselbe Kampagne zu setzen.

Sie erhalten monatlich einen Überblick über den gesamten Funnel: was ausgegeben wurde, was es gebracht hat und was wir auf dieser Basis anpassen. Kein Stapel Screenshots, sondern eine Geschichte mit Zahlen dazu: Das hat funktioniert, das nicht, das machen wir anders. Und weil wir unter Ihrem Namen arbeiten, gehören all diese Erkenntnisse auch wirklich Ihnen.

Wir verstehen das Misstrauen: Viele Agenturen berichten vor allem, was gut lief. Wir zeigen bewusst auch, was nicht funktioniert hat. Ein Kanal, der zu teuer wird, fliegt raus, und das sehen Sie ganz einfach im Überblick. Wie wir jeden KPI genau definieren und berechnen, steht öffentlich in unserer Messmethodik, damit Sie jede Zahl nachrechnen können.

Reporting ist kein Selbstzweck, sondern Treibstoff für den Recruiting-Mix. Geht die Konversion zurück, schauen wir auf Funnel und Positionierung. Bleiben qualifizierte Kandidaten aus, wandert Budget von Kampagnen zu Sourcing. So wird jeder Euro jeden Monat ein Stück klüger eingesetzt, und das sehen Sie am Ende in Ihrem Business Case.

Eine Bewerbung zählt bei uns erst, wenn das Formular vollständig ausgefüllt und abgeschickt ist, und wir zählen sie im Formular selbst; es sind Formulareinsendungen und keine eindeutigen Personen. Siehe unsere Messmethodik.

Ein niedriger Preis pro Bewerbung ist kein Qualitätsmaßstab. Bei 77 unserer Kampagnen, gestartet ab August 2024, fanden wir keinen Zusammenhang zwischen den Kosten pro Bewerbung und der Chance, dass ein Bewerber das erste Telefongespräch erreicht. Deshalb berichten wir neben den Kosten auch über Gespräche. Die Grundlage dafür finden Sie auf unserer Zahlenseite.

Der letzte Maßstab für Qualität ist, ob jemand bleibt. Warum ein neuer Mitarbeiter trotzdem im ersten Jahr geht und welcher Teil davon schon im Recruiting angelegt ist, lesen Sie in Warum kündigen neue Mitarbeiter schon im ersten Jahr?.