Recruiting zu teuer
Recruiting-Kosten senken beginnt nicht mit weniger Ausgeben, sondern mit dem Wissen, wohin das Geld fließt. Wer nur auf die Rechnung schaut, übersieht den größten Kostenblock: alles drumherum.
Wie senke ich meine Recruiting-Kosten?
Erfassen Sie zuerst Ihre gesamten Kosten pro Einstellung: Fees, Anzeigen, Tools, interne Stunden und die Kosten offener Stellen. Gesenkt wird danach bei den größten Posten: weniger einzelne Fees, weniger verschwendete Mediabudgets und kürzere Durchlaufzeiten. Sparen an der falschen Stelle macht Recruiting erst recht teurer.
Aufbau des Business Case ansehenEinzelne Fees oder ein System, das aufbaut
ZWEI ARTEN ZU ZAHLENKein richtig oder falsch, aber ein Unterschied darin, was Sie aufbauen. Bei gelegentlichem Recruiting sind einzelne Fees völlig in Ordnung; bei strukturellem Recruiting summiert sich der Unterschied.
| Zahlen pro Einstellung | Festes Recruiting-System | |
|---|---|---|
| Kosten bei jeder weiteren Einstellung | Erneut die volle Fee | Sinken, je mehr Marke und Talentpool wachsen |
| Was sich aufbaut | Nichts: Die Kandidatenbeziehung liegt bei der Agentur | Arbeitgebermarke, Talentpool und Funnel laufen auf Ihren Namen |
| Planbarkeit | Schwankend, abhängig von der Zahl der Vermittlungen | Fester Monatsbetrag, vorab bekannt |
| Anreiz des Partners | Schnell vermitteln, denn dann fällt die Fee an | Nachhaltig besetzen und die Kosten pro Einstellung senken |
| Passt am besten zu | Gelegentlichen, gut besetzbaren Vakanzen | Mehreren oder wiederkehrenden Vakanzen pro Jahr |
Für eine einzelne gut besetzbare Vakanz ohne Zeitdruck kann Zahlen pro Einstellung gut funktionieren. Der Vergleich bezieht sich auf strukturelles Recruiting.
Wie berechnen Sie die Cost-per-Hire?
Die Formel ist simpel: Addieren Sie alle internen und externen Recruiting-Kosten eines Zeitraums und teilen Sie die Summe durch die Zahl der Einstellungen im selben Zeitraum.
Cost-per-Hire = (interne Recruiting-Kosten + externe Recruiting-Kosten) / Zahl der Einstellungen
Externe Kosten sind alles, wofür eine Rechnung eingeht:
- Agentur-Fees und Vermittlungsfees
- Jobboards und Anzeigenbudget
- Recruiting-Tools, Assessments und Background-Checks
- externe Recruiter oder Interim-Kapazität
Interne Kosten sind die Stunden und Mittel Ihrer eigenen Organisation:
- Zeit von Recruitern und HR
- Zeit von Hiring Managern für Gespräche und Abstimmung
- Referral-Boni und Onboarding in den ersten Wochen
Rechenbeispiel (fiktiv)
Angenommen, ein Unternehmen gibt in einem Jahr 40.000 Euro für Agenturen, Jobboards und Anzeigen aus und schätzt die internen Stunden von Recruitern und Hiring Managern auf 35.000 Euro. In dem Jahr werden 15 Menschen eingestellt. Die Cost-per-Hire beträgt dann (40.000 + 35.000) / 15 = 5.000 Euro. Diese Zahlen sind ein Beispiel, um die Rechnung zu zeigen, kein Benchmark.
So stellen Sie selbst die Diagnose
- Listen Sie alle Kosten des vergangenen Jahres auf, inklusive einer Schätzung der internen Stunden, und teilen Sie sie durch die Zahl der Einstellungen. Das sind Ihre echten Kosten pro Einstellung.
- Prüfen Sie anschließend pro Posten: Was ist einmalig und was kehrt bei jeder Einstellung zurück?
- Vergleichen Sie Funktionen untereinander: Wo liegt der Ausreißer? Meistens entpuppt sich ein Funktionstyp oder ein Kanal als der Kostentreiber.
Wie wir diese Begriffe definieren und messen, lesen Sie in unserer Messmethodik.
Was sagen Benchmarks über eine gute Cost-per-Hire?
Wenig. Eine durchschnittliche Cost-per-Hire sagt nichts über Ihre Funktionen, Ihre Region und die Knappheit Ihrer Profile aus, und die Zahlen, die kursieren, unterscheiden sich je nach Quelle und Rechenmethode. Ein höherer Betrag kann völlig in Ordnung sein, wenn die Einstellung dadurch schneller gelingt und die Person länger bleibt. Vergleichen Sie deshalb mit sich selbst: pro Funktionsgruppe, pro Kanal und über die Zeit.
Wohin Recruiting-Geld wirklich fließt
Die sichtbaren Kosten sind die Rechnungen: Agentur-Fees, Jobboards, Anzeigen, Tools. Die unsichtbaren Kosten sind oft größer:
- Interne Stunden: Jedes Gespräch, jedes Screening und jede Abstimmung kostet Zeit von Recruitern und Hiring Managern.
- Offene Stellen: Jeder Monat, in dem eine produktive Rolle unbesetzt bleibt, kostet Umsatz oder belastet Ihr Team.
- Wiederkehrende Vermittlungsfees: Wer pro Einstellung zahlt, zahlt bei jeder weiteren Einstellung erneut. Es baut sich nichts auf. Die vollständige Argumentation lesen Sie unter RPO oder erfolgsbasierte Vermittlung.
- Verschwendetes Mediabudget: Kampagnen ohne scharfe Zielgruppe kaufen Reichweite bei Menschen, die nie reagieren werden.
- Fehlbesetzungen: Eine falsche Einstellung ist der teuerste Posten von allen und fehlt in fast jeder Rechnung.
Lösungswege
Die schnellste Einsparung liegt meist darin, zu beenden, was nicht funktioniert: Kanäle ohne Ergebnis, Fees für Funktionen, die Sie selbst besetzen können. Die strukturelle Einsparung liegt im Aufbau eines eigenen Apparats: einer Arbeitgebermarke, Talentpools und eines Funnels, der jede weitere Einstellung günstiger macht statt gleich teuer.
Das ist der Kern unserer Arbeitsweise: ein fester Monatstarif statt einzelner Transaktionen. Die Zusammenarbeit beginnt ab 6.500 Euro pro Monat, all-inclusive innerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs und ohne Vermittlungsfees; die vollständige Übersicht finden Sie auf unserer Preisseite. Ob sich das in Ihrer Situation rechnet, kalkulieren wir im Business Case.
Der günstigste Kanal ist zudem der, den Sie bereits bezahlt haben: jemand, der früher bei Ihnen im Gespräch war. Wer bei jeder Absage den Grund notiert, muss diese Menschen ein Jahr später nicht erneut über eine Kampagne finden. Wie Sie das aufsetzen, steht in Wie bauen Sie einen Talentpool auf, den Sie auch wirklich nutzen?.
Erfahren Sie, was eine Einstellung wirklich kostet
Lassen Sie uns mitrechnen: Sie erhalten Einblick in Ihre tatsächlichen Kosten pro Einstellung und sehen, wo die Einsparung liegt, bevor Sie etwas entscheiden.
Häufige Fragen zur Cost per Hire
Alles, was nötig war, um die Einstellung zu realisieren: Honorare und Anzeigen, Tools, die Stunden von Recruitern und Hiring Managern und idealerweise auch ein Teil der Kosten für die Zeit, in der die Stelle offen war. Wer nur Rechnungen zählt, unterschätzt die tatsächlichen Kosten deutlich und steuert dadurch am Falschen entlang.
Nein. Selbst zu rekrutieren wirkt günstig, weil die Kosten in Stunden stecken statt in Rechnungen. Aber die Stunden von Recruitern und Hiring Managern sind echte Kosten, und ohne spezialisierten Apparat dauert die Besetzung oft länger. Der ehrliche Vergleich dreht sich um die Gesamtkosten pro Einstellung, nicht darum, wer die Rechnung stellt.
Manchmal, aber meistens sparen Sie mehr, indem Sie dasselbe Budget gezielter einsetzen. Budget bei einer Kampagne zu streichen, die funktioniert, verlängert die Time-to-Hire und verschiebt die Kosten in Richtung offener Vakanzen. Budget bei einer Kampagne zu streichen, die nicht funktioniert, hätten Sie schon gestern tun sollen.
Je bekannter und attraktiver Sie als Arbeitgeber sind, desto weniger müssen Sie pro Vakanz nachhelfen: mehr Direktbewerbungen, höhere Rücklaufquoten bei der Ansprache und kürzere Besetzungszeiten. Es ist der einzige Kostenposten, der mit jeder Kampagne wertvoller wird, statt sich zu verbrauchen.
Das hängt von der Funktion, der Knappheit und davon ab, was eine offene Stelle Sie kostet, eine allgemeine Norm gibt es also nicht. Benchmarks, die kursieren, unterscheiden sich je nach Quelle und lassen interne Stunden oft außer Acht, wodurch sie zu niedrig ausfallen. Eine gute Cost per Hire ist eine, die im Zeitverlauf sinkt, während die Qualität der Einstellungen gleich bleibt oder steigt. Vergleichen Sie deshalb pro Funktionsgruppe mit Ihren eigenen früheren Zahlen statt mit einem Marktdurchschnitt.
Cost per Hire misst, was eine Einstellung in Geld kostet; Time-to-Hire misst, wie lange sie dauert, vom Erstkontakt bis zum unterschriebenen Vertrag. Sie hängen aber zusammen: Je länger eine Stelle offen bleibt, desto mehr interne Stunden und entgangene Produktion kommen hinzu, und desto höher sind die tatsächlichen Kosten. Steuern Sie nur über Kosten, sparen Sie schnell an Geschwindigkeit und zahlen das in offenen Stellen zurück. Betrachten Sie deshalb immer beides zugleich.
Indem Sie bei der Verschwendung kürzen statt bei der Auswahl. Richten Sie das Mediabudget schärfer auf die Zielgruppe aus, beenden Sie Kanäle, die zwar Klicks, aber keine Einstellungen bringen, und ersetzen Sie einzelne Gebühren durch einen festen Ansatz, in dem Ihre Arbeitgebermarke und Ihr Talentpool wachsen. Beschleunigen Sie die Nachverfolgung, damit gute Kandidaten nicht abspringen, während sie warten. Und prüfen Sie vorab Motivation und Passung, denn eine gescheiterte Einstellung ist der teuerste Kostenposten überhaupt. So sinken die Kosten, während die Qualität sogar steigt.