Comment constituer un vivier de candidats que vous utilisez vraiment ?

Parce que l'on conserve bien quelque chose, mais pas la seule chose qui servira plus tard.

Ce qui existe en général, c'est un dossier de CV, ou un filtre dans le logiciel de recrutement avec une étiquette du type « à revoir ». Six mois après, un poste s'ouvre, quelqu'un ouvre ce dossier, voit trente noms sans contexte, et le referme. Une nouvelle campagne est lancée. Le dossier grossit, le poste est pourvu autrement, et personne ne parle d'échec puisque personne ne le mesure.

Le problème n'est pas que l'on conserve trop peu. Le problème est que la raison manque. Un CV vous dit ce que la personne a fait, pas pourquoi elle n'a pas été retenue à l'époque : trop peu d'expérience sur un outil précis, une prétention salariale qui ne passait pas, une contre-proposition de son employeur, ou simplement un premier choix plus solide. Ce sont quatre situations très différentes, et trois d'entre elles ont changé six mois plus tard.

De notre côté du tunnel, chaque campagne fait apparaître le même groupe : des personnes assez bonnes pour qu'on les rencontre, et qui finissent deuxièmes. Pour l'employeur, le processus est clos. Dans les faits, c'est un groupe qui vous connaît déjà, que vous connaissez déjà, et qui vous a déjà consacré du temps une fois. Laissez ce groupe s'évaporer et le poste suivant repart de pas assez de candidatures.

Trois choses. Pas davantage, car tout ce qui prend plus d'une minute n'est pas rempli dans la vraie vie.

Pourquoi cela n'a pas marché cette fois. En une phrase, en langage courant, écrite par celui qui a mené l'entretien. « Ne savait pas régler la machine seul. » « Voulait 4 500, nous étions à 4 100. » « A reçu une contre-proposition. » C'est la phrase sur laquelle vous filtrerez plus tard, et c'est aussi celle qui vous permet de rouvrir l'échange sans que cela sonne comme un publipostage.

Ce que la personne sait faire, concrètement. Pas un intitulé mais la tâche : quels outils, quelles machines, quels certificats, combien de personnes encadrées. Les intitulés varient d'une maison à l'autre et deviennent inutilisables comme filtre en un an ; les tâches, non. C'est le même bloc que dans votre profil de poste, vous l'avez donc déjà écrit.

Le mois où vous reviendrez. Une date, pas « un jour ». Après une contre-proposition, nous retenons six à neuf mois. En cas d'écart de salaire, c'est le moment où votre propre grille bouge. En cas d'expérience insuffisante, c'est quand la personne a eu le temps de l'acquérir. Sans date, cela n'arrive pas, car il n'existe aucun jour où quelqu'un se dit : et si j'ouvrais ce dossier.

Ce que vous ne notez pas compte tout autant. Pas d'impressions éparses sur la personnalité, pas de remarques que vous ne liriez pas à voix haute devant l'intéressé. La façon dont vous conservez les données d'un processus en cours dépend de la manière dont vous avez organisé la présélection et le suivi : demandez l'autorisation de recontacter la personne plus tard, et assortissez-la d'une durée.

Avec un motif, pas avec une fréquence.

La tentation, c'est la lettre d'information : une mise à jour trimestrielle envoyée à tout le fichier. C'est peu coûteux et cela marche rarement, car c'est un message adressé à personne en particulier. Celui qui a été écarté puis reçoit du courrier générique y lit surtout qu'il est devenu une ligne dans une base.

Ce qui marche, c'est un message unique, le mois que vous aviez noté, envoyé par la personne qui a mené l'entretien, avec la raison dedans. « Vous m'aviez dit que vous ne connaissiez pas le logiciel de planification. Nous avons aujourd'hui un poste où vous l'apprendriez. » Ce n'est pas un mailing, c'est la suite d'une conversation dont les deux parties se souviennent.

Celui qui fait cela le fait lui-même. Ce n'est pas une tâche pour un automate, ni pour un stagiaire : la valeur tient à ce que l'expéditeur a mené l'entretien. Sur un fichier plus large, cela veut dire que vous n'entretenez pas tout le monde, mais seulement les personnes pour lesquelles vous vous êtes dit, au moment du refus : dommage. Cela fait une poignée par processus.

Ce que les personnes du fichier voient de vous entre-temps décide de l'effet de ce message. Celui qui n'entend plus rien de vous après un refus, sinon une offre d'emploi, lit cette offre comme une publicité. C'est pourquoi un vivier que vous utilisez ensuite passe par votre marque employeur et non à côté d'elle. Si vous voulez atteindre des personnes qui n'ont jamais postulé, il s'agit de candidats passifs et c'est un autre métier : c'est l'approche directe, et elle commence par une recherche, pas par un fichier.

Quelle taille doit avoir un vivier ?

Plus petite que vous ne le pensez. Quinze à trente personnes par famille de métiers suffisent pour avoir quelque chose quand un poste s'ouvre, et c'est assez peu pour être entretenu. Un fichier de trois cents noms sans raison associée vaut moins que vingt noms avec une phrase et une date : à trois cents, personne ne décroche son téléphone ; à vingt, si.

Cela fonctionne-t-il aussi pour les postes difficiles à pourvoir ?

C'est là que l'effet est le plus fort, pour une raison inconfortable : sur les profils rares, vous ne rencontrez que quelques personnes adaptées par an, donc tout recommencer à chaque fois coûte cher. En même temps, le groupe que vous constituez est réduit, il faut donc faire avec peu de noms. N'attendez pas de résultat dès les premiers mois, et utilisez-le à côté de votre recrutement habituel, pas à sa place.

Qui l'entretient, les ressources humaines ou le manager ?

Celui qui a mené l'entretien écrit la phrase et la date ; les ressources humaines veillent à ce que ce soit fait et à ce que rien n'y figure qui n'a pas à y être. Confiez la tâche à quelqu'un qui n'était pas présent et vous obtiendrez un résumé du CV au lieu d'une raison, alors que c'est justement ce champ qui rend le vivier utilisable.

Que faire des personnes qui ont dit non elles-mêmes ?

Elles y ont toute leur place, avec leur raison. Celui qui a renoncé à cause du trajet, des horaires postés ou de l'offre vous a dit, à ce moment-là, quelque chose sur votre propre proposition. Si vous modifiez cette condition plus tard, vous disposez aussitôt d'une liste de personnes à qui annoncer que cela a changé. C'est le seul moment où un message de reprise contient une vraie nouvelle.

Chez SocialFind, nous notons la raison à chaque refus, parce que la campagne suivante pour le même client nous fait souvent recroiser les mêmes personnes. Si vous souhaitez recevoir ce type d'articles par mail, inscrivez-vous à notre newsletter.