Comment vérifier les références d'un candidat, et que pouvez-vous demander ?

Trois articles fixent le cadre. L'article L1221-6 dit que les informations demandées à un candidat ne peuvent avoir pour finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi ou ses aptitudes professionnelles, et qu'elles doivent présenter un lien direct et nécessaire avec le poste. L'article L1221-8 impose d'informer expressément le candidat, avant leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'aide au recrutement utilisées à son égard. L'article L1221-9 interdit de collecter une information le concernant par un dispositif qui n'a pas été porté à sa connaissance. Quatre étapes traduisent cela en pratique.

Étape 1 : informez le candidat avant d'appeler. La CNIL est explicite dans son guide du recrutement : le recueil de références auprès de l'environnement professionnel du candidat, supérieurs, collègues, maîtres de stage ou clients, est autorisé dès lors que le candidat en a été préalablement informé.

Étape 2 : laissez le candidat désigner ses référents. Deux personnes qui ont vu le travail de près, par exemple un ancien responsable et un collègue. N'appelez pas l'employeur actuel de votre propre initiative si le candidat est encore en poste et ne le souhaite pas : rien n'oblige à ce contact pour apprécier ses aptitudes, et il peut lui coûter son emploi.

Étape 3 : ne demandez que ce qui touche au travail. Quelles missions, pendant combien de temps, dans quelle équipe, comment s'est passée la collaboration ? Ce sont des questions en lien avec le poste. La santé, la situation familiale, le logement, la vie associative ou la situation bancaire n'en font pas partie ; la CNIL les range parmi les sujets qu'un recruteur ne doit pas aborder. Ce que vous n'avez pas le droit de demander au candidat, vous ne pouvez pas non plus l'obtenir par l'intermédiaire de son ancien employeur.

Étape 4 : dites au candidat ce que vous avez appris. L'article L1221-8 précise que les résultats obtenus sont confidentiels, et la CNIL rappelle que le droit d'accès du candidat couvre aussi les données collectées auprès de tiers, anciens employeurs compris, en protégeant l'identité de ces tiers. Une référence décevante est aussi l'occasion pour le candidat d'expliquer le contexte ; d'après notre expérience, elle traduit plus souvent une mauvaise adéquation qu'un problème de personne, voir candidatures non qualifiées.

La liste de la CNIL est courte : numéro de sécurité sociale, adresse précédente, entourage familial, état de santé, situation de logement, vie associative, situation bancaire, date d'entrée en France, nationalité d'origine, situation militaire. Il est en outre interdit de collecter des informations qui font apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses. Service-public ajoute que les méthodes de recrutement doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie.

Sur les condamnations, la règle est plus stricte encore : la CNIL rappelle une interdiction de principe de collecter des données relatives à des infractions, sauf exception prévue par un texte spécifique.

Ne conservez pas les dossiers trop longtemps. La CNIL recommande que la durée de conservation d'une candidature non retenue n'excède pas deux ans à compter du dernier contact avec la personne, et cela suppose que le candidat ait été informé et mis en mesure de s'opposer.

Le casier judiciaire comporte trois bulletins. Le bulletin numéro 1 est réservé aux magistrats et aux établissements pénitentiaires. Le bulletin numéro 2 est accessible à certaines autorités et à certains organismes privés pour des motifs précis énumérés par la loi ; pour un employeur privé, service-public cite le cas d'une activité auprès de mineurs, et la demande passe alors par l'administration, jamais directement. Le bulletin numéro 3 ne contient que les condamnations les plus graves et seule la personne concernée peut le demander.

Pour un employeur, la CNIL résume la situation dans sa fiche 16, mise à jour en mai 2026 : en l'absence de texte spécifique, un recruteur ne pourra en principe pas obtenir d'extrait de casier judiciaire d'un candidat. Toutefois, en cas de nécessité en lien direct avec le poste, et à condition de justifier de la conformité au Code du travail, il pourra demander à consulter un extrait papier du bulletin numéro 3, sans le conserver ni en faire de copie.

Le candidat demande son bulletin numéro 3 lui-même, en ligne ou par courrier. La démarche est gratuite ; selon service-public, il l'obtient en 1 à 24 heures en ligne et en deux semaines par courrier, délais postaux inclus. Ajoutez ce délai à votre planning : un candidat qui attend entre la promesse d'embauche et le premier jour est un candidat qui peut encore abandonner.

Puis-je appeler l'ancien employeur sans prévenir le candidat ?

Non selon la CNIL : le recueil de références est autorisé dès lors que le candidat en a été préalablement informé, et l'article L1221-9 interdit toute collecte par un dispositif dont il n'a pas connaissance. Dites-lui que vous allez appeler, qui, et sur quoi. Appelez uniquement les personnes qu'il a désignées et tenez-vous-en au travail.

Un ancien employeur peut-il donner une référence négative ?

L'usage est de s'en tenir aux faits vérifiables : le poste, la période, les missions, la qualité de la collaboration. Les opinions sur le caractère ou la santé n'y ont pas leur place. La personne appelée peut aussi refuser et se contenter de confirmer que le candidat a travaillé chez elle. En cas de doute, demandez à un avocat en droit du travail ; cet article décrit ce qui est courant et ne constitue pas un conseil juridique.

Qu'est-ce qu'une vérification préalable à l'embauche, et en ai-je besoin ?

C'est le nom générique de tout ce que vous contrôlez juste avant de signer : CV, diplômes, références et, si un texte l'exige, le casier judiciaire. Pour la plupart des postes, la vérification des références décrite ici suffit. Une enquête plus poussée ne se justifie que si le poste l'exige, et les mêmes règles s'appliquent : informer avant, se limiter au poste, partager le résultat.

Puis-je exiger un extrait de casier judiciaire vierge dans mon annonce ?

Pas sans texte qui le prévoit, dit la CNIL. Exiger un casier vierge pour un poste sans lien avec une telle exigence revient à collecter des données relatives à des infractions sans base légale. Si le poste le justifie réellement, demandez une consultation du bulletin numéro 3, sans copie, et notez uniquement que la vérification a eu lieu.

Chez SocialFind, nous assurons la présélection et les premiers entretiens dans une campagne ; ce qui vient ensuite, références et casier judiciaire juste avant l'offre, reste entre vos mains. Notre façon d'aborder cette première partie est décrite sous présélection et suivi et dans la construction d'un parcours candidat. Si vous souhaitez recevoir ce type d'articles par mail, inscrivez-vous à notre newsletter.